РЕВИЗИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Ревизия поступления основных средств

Ревизия операций поступления основных средств должна начинаться с анализа и проверки имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей.

Проверку поступления основных средств целесообразно организовать раздельно по видам поступления и источникам финансирования.

Операции поступления основных средств в зависимости от источников финансирования можно подразделить на следующие группы:

· за счет собственных средств;

· за счет привлеченных средств;

· за счет кредитов банка;

· за счет средств, выделенных из государственного бюджета;

· за счет средств, выделенных вышестоящей организацией.

При ревизии поступления основных средств обращают внимание на качество оформления актов их приемки, достоверность подписей членов приемочной комиссии на актах приемки-передачи. Технические характеристики основных средств, указанные в акте, сверяются с данными паспорта и другой технической документации. Все выяв­ленные факты несоответствия между данными технической документации и бухгалтерских документов сводятся в таблицу. Исходя из перспектив использования основных средств ревизор проверяет правильность определения их технического состояния и износа, целесообразность перемещения с учетом расходов на их перевозку, монтаж. Полнота и своевременность оприходования основных средств в бухгалтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале-ордере № 13 и данным документов, оформляющих поступление объектов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходования основных средств. Такие факты могут означать, что приобретенные основные средства используются неэффективно: выпускается неучтенная продукция, основные средства используются в личных Целях и т.п.

Ревизору необходимо убедиться в фактической эксплуатации принятых основных средств. Ревизиями неоднократно вскрывалось оприходование вновь выстроенных зданий, в стоимость которых входила стоимость фактически похищенного оборудования. Чтобы обнаружить подобные нарушения, требуется данные проверки объектов в натуре сопоставить с информацией, имеющейся в акте приемки-передачи основных средств. Правильность поступления вновь созданных основных средств определяется путем сопоставления оприходованных объектов с их перечнем, указанным в титульном списке, сметой. При этом нужно обращать внимание на возможные факты незаконного строительства одних объектов под видом других. Стоимость недоделок должна быть отнесена на увеличение стоимости построенных объектов, а не на затраты.

При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инструментов и технической документации, устанавливают своевременность предъявленных претензий при обнаружении некомплектных и дефектных машин.

Рассматривая акт приемочной комиссии о вводе объектов в эксплуатацию как документ, служащий основанием для зачисления основных средств на баланс организации, ревизор анализирует правильность определения первоначальной стоимости объектов.

Ревизия сохранности основных средств

Прежде всего при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризаций проводится документальный контроль:

· соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

· порядка подведения итогов инвентаризаций;

· решений по урегулированию выявленных расхождений;

· правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.

В первом случае происходит проверка:

· приказов, которыми утвержден список материально ответственных лиц;

· договоров о материальной ответственности. Во втором случае происходит проверка:

· наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

· наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

· работы охранных систем.

При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документальный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств; при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Главной книги, данные первичных документов и технической документации — с данными инвентарных карточек.

При проверке наличия основных средств осуществляется фактический контроль и составляются:

· опись имеющихся в наличии основных средств;

· опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспортных средств;

· опись имеющихся в наличии арендованных средств;

· опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;

· сличительные ведомости.

По результатам проверки условий сохранности основных средств делаются соответствующие выводы, в зависимости от которых даются необходимые рекомендации.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных инвентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) устанавливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:

· проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;

· сменились материально ответственные лица;

· установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

· произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достоверность и точность данных о фактических остатках основных средств, правильность указания отличительных признаков основных средств, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Ревизия операций по изменению стоимости основных средств

Как было сказано выше, изменение первоначальной стоимости основных средств допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и технического перевооружения — работ капитального характера, проведение которых улучшает (повышает) ранее принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объектов основных средств. Поэтому ревизор должен проверить не только формально (на основании названий документов, а также применяемых в учете и документации терминов), но и содержательно работы, проводимые в целях восстановления основных средств.

При реконструкции осуществляются затраты (могут быть предусмотрены в документации), не приводящие к увеличению стоимости основных средств. Поэтому ревизор должен выявить эти затраты, к которым, например, относятся:

· затраты на подготовку эксплуатационных кадров;

· расходы перспективного характера — геологоразведочные, изыскательские и т.д.;

· расходы по возмещению стоимости строений, сносимых при достройке, их демонтажу, переносу и пр.;

· расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и неустоек за нарушения в финансово-хозяйственной деятельности;

· затраты на консервацию достройки (строительства).

Кроме того, ревизор обязан выявить затраты, не предусмотренные сметно-технической документацией.

По окончании проверки ревизор выясняет, внесены ли по результатам реконструкции и модернизации изменения в учетные формы и карточку формы № ОС-6.

Ревизия переоценки основных средств

Ревизор должен знать, что ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не предусматривается переоценка объектов основных средств по состоянию на истекшую дату, например в течение года по состоянию на начало года. Как правило, переоценка объектов основных средств должна осуществляться в конце года по состоянию на 1 января будущего отчетного года.

Ревизия операций внутреннего перемещения основных средств

Проверяя операции по перемещению основных средств, ревизор обращает внимание на целесообразность перемещения предметов, полноту и своевременность оприходования предметов получателем, определяет, почему при вводе в эксплуатацию те или иные объекты не были переданы в подразделение-получатель, а также лиц, ответственных за неправильное размещение основных средств и непроизводительные расходы но дополнительному перемещению. Поскольку внутреннее перемещение основных средств связано с дополнительными расходами (на монтаж, демонтаж, отладку), потерями, вызванными недоиспользованием в работе оборудования за время перемещения, ревизору необходимо оценить экономическую целесообразность внутреннего перемещения основных средств.

Ревизия операций по ремонту основных средств

Ревизия таких операций осуществляется по нескольким направлениям.

Ревизия текущего ремонта основных средств. Порядок организации ревизии операций по текущему ремонту зависит от того, каким способом выполняются ремонтные работы, насколько велик их объем и равномерности этих расходов в течение года. При проверке операций по текущему ремонту определяют правильность начисления заработной платы и расходования материалов и запасных частей. Для этого изучаются наряды на сдельную работу, требования по форме № 10а и лимитно-заборные карты по форме № М-8 на отпуск ценностей со склада. Данные первичных документов необходимо обобщить по отдельным объектам и сопоставить с плановыми и фактически выполненными объемами текущего ремонта основных средств. При этом выясняют, не выполнялись ли под видом текущего ремонта работы и услуги для сторонних организаций и частных лиц, не было ли завышения расценок и приписки объемов выполненных работ, завышения норм расхода материалов и запасных частей.

При неравномерном распределении ремонтных работ на протяжении года источником ревизии служат записи на счетах 97 «Расходы будущих периодов» и 96 «Резервы предстоящих расходов». Так, при использовании ассигнований по текущему ремонту вперед за несколько месяцев затраты отражаются на счете 97, с которого затем равными частями ежемесячно до конца года списываются на соответствующие счета (общецеховых и общезаводских расходов и др.).

Если создается резерв средств для последующего их расхода на текущий ремонт объектов, то ежемесячно 'In суммы резерва независимо от фактических затрат за данный месяц отражают на счете 96 в корреспонденции с соответствующими счетами. По мере осуществления затрат по текущему ремонту основных средств дебетуется счет 96 и кредитуется счет 23 «Вспомогательные производства».

Ревизия капитального и среднего ремонта основных средств

Ревизию по этому направлению обычно начинают с проверки правильности составления плана капитального ремонта и сметно-технической Документации по капитальному ремонту отдельных объектов.

Каждая фактическая единица ремонта сверяется с годовым и квартальным планом ремонта, планом-графиком ремонтных работ. По каждому объекту капитального ремонта ревизор проверяет наличие плановых калькуляций или смет, а затем сопоставляет фактические затраты по данным бухгалтерского учета и сметно-плановой документации, определяя перерасход или экономию на затратах.

Ревизия капитального ремонта основных средств, сданных в аренду

Основанием для проверки затрат на капитальный ремонт сданных в аренду основных средств является договор, в котором должны быть изложены условия аренды. Так, если затраты на капитальный ремонт основных средств осуществляет арендодатель, то он отражает эти расходы в общем порядке, установленном для учета затрат на капи­тальный ремонт. Затраты на капитальный ремонт, производимые арендатором, должны учитываться у последнего на счете 97 «Расходы будущих периодов». Плановые предстоящие суммы затрат на капитальный ремонт арендатор ежемесячно относит равными долями на кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции с дебетами производственных счетов. По окончании капитального ремонта арендованных объектов сумма фактических затрат в части, ранее отнесенной на кредит счета 96, списывается в дебет этого счета в корреспонденции со счетом 97.

При проверке всех видов ремонтов, вызванных чрезвычайными обстоятельствами и не являющихся плановыми, необходимо обратить внимание на обоснованность причин аварии, порчи, поломки. Для этого документы изучает комиссия, создаваемая в такой ситуации. Расходы по восстановлению имущества после аварии могут быть покрыты организацией за счет различных источников. Так, если имущество организации было застраховано, то на сумму расходов по его восстановлению может быть получено страховое возмещение.

Ревизия операций по консервации основных средств

В ходе ревизии основных средств, находящихся на консервации, необходимо удостовериться в их фактическом наличии и соответствии их фактического наличия учетным данным. Инвентаризация законсервированных основных средств проводится по общим принципам инвентаризации основных средств. Ревизор должен дать экономическую оценку действий по консервации основных средств и помнить, что она невозможна без проведения дополнительных работ, расхода материалов (упаковка, герметизация и т.н.)- Консервация приводит к ограничению выпуска продукции.

Материалами проверки для ревизора являются расчеты экономических служб, которыми обоснована необходимость консервации, приказы и распоряжения руководства организации, наряды на работы по консервации, акты выполненных работ, накладные на списание материалов, сметы работ по консервации основных средств.

Ревизия аренды основных средств

Ревизор должен проверить экономическую целесообразность арендных операций. Анализ эффективности сдачи в аренду основных средств основан на изучении условий договора аренды (к которым относятся время аренды, величина арендной платы, условия содержания сданных в аренду основных средств) и данных бухгалтерского учета. В обязательном порядке проверяется, по какой ставке (цене) взимается арендная плата, возмещав ли она суммы амортизационных отчислений (а также прочих расходов, связанных с арендой), своевременно ли (в соответствии с условиями договора) проводится сторонами текущий и капитальный ремонт. Выводы об экономической эффективности приводятся в материалах проведенной ревизии. При этом указываются лица, принявшие решение о сдаче в аренду основных средств, которое повлекло за собой убытки от укачанных операций. Ревизор обращает внимание на возможные случаи покрытия недостач основных средств за счет арендованных объектов.

Ревизия операций выбытия основных средств

Проверяя законность и целесообразность продажи основных средств, ревизор внимательно изучает условия договора и акт формы № ОС-1. Продажа может осуществляться но договору купли-продажи и по договору мены. Необходимо проверить визы, проставленные на договоре, и полномочия подписавшего лица. Во многих организациях учредительные документы ограничивают право руководителя продавать основные средства. В случае, если продажа произведена сотруднику организации, ревизор выясняет цену продажи, соотношение цены и рыночной стоимости основных средств, полноту оплаты.

Сплошным методом проверяются операции дарения основных средств. Ревизор обязан установить соответствие акта дарения действующему законодательству (по форме и содержанию): правильно ли оформлен договор дарения (безвозмездной передачи) объектов основных средств; оформлены ли акты формы № ОС-1. Ревизору необходимо учесть, что дарение между коммерческими организациями (по ГК РФ) не допускается. В обязательном порядке по каждому факту дарения выявляется ответственное лицо, подписавшее договор дарения, и правомочность его действий. Ревизор определяет, правильно ли начислены налоги по безвозмездной передаче основных средств с учетом того, что при безвозмездной передаче плательщиком НДС является передающая сторона.

Во время ревизии изучается каждый случай преждевременной ликвидации недоаморгизированных основных средств.

По итогам ревизии проводится анализ выбытия основных средств и оформляются выводы ревизора об экономической целесообразности выбытия, правильности отражения операций по выбытию основных средств. Эти выводы отражаются в заключительных материалах ревизии.