Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки.

Установлен следующий порядок оплаты командировочных рас­ходов.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом - 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

В служебную командировку могут направляться только работни­ки организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору под­ряда.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения;

• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

• по уплате страховых платежей по государственному обязатель­ному страхованию пассажиров на транспорте;

• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (про­ездных документов);

• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, на­значения и пересадок (за исключением проезда на такси);

• на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

• на провоз багажа;

• на суточные за время нахождения в командировке.

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта. Перед коман­дировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, при­читающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвраще­нии из командировки работник обязан в течение трех дней предста­вить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следу­ющие расходы:

• по получению загранпаспорта;

• по получению виз;

• по прописке загранпаспорта;

• по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту;

• по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

• на провоз багажа;

• суточные за каждый день пребывания в командировке.

За день выезда в командировку суточные выплачиваются в раз­мере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда; в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пе­ресечения границы определяется по отметкам контрольно-погранич­ных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в команди­ровку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нор­мы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечива­ется иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы.

Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;

• приказы о направлении работников в командировку;

• заявления на выдачу денег из кассы;

•документы, подтверждающие произведенные расходы (коман­дировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

• журнал регистрации командировок.

Для отражения расчетов с командированными лицами исполь­зуются следующие регистры синтетического и аналитического учета-

• Главная книга;

• журнал-ордер № 7;

• журнал-ордер № 1;

• кассовая книга.

Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет пра­вильность оформления и использования типовой формы команди­ровочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указа­ние цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения доку­ментально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, Проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогооб­ложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отне­сение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, на­личие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную органи­зацию.

Хозяйственные расходы и ревизия хозяйственных расходов

У организации возникают расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различ­ных административно-хозяйственных задач.

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы сред­ства;

• выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

В организации должен существовать утвержденный руководите­лем список работников, которым могут выдаваться под отчет налич­ные денежные средства на административно-хозяйственные и опера­ционные расходы. В него могут включаться только постоянно работа­ющие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

Банком России установлен предельный размер расчетов налич­ными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, то­варно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм мо­жет устанавливать только руководитель организации. Однако подот­четное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в каче­стве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязатель­ном порядке подтвержден первичными оправдательными документа­ми, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (ра­бот, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью органи­зации, и т.п. Такими документами при оформлении оплаты хозяй­ственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• заявления на выдачу денег из кассы.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, явля­йся товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

Д 71 К 50 - получены подотчетным лицом денежные средств из кассы под отчет (отражается на момент фактического получения денежных средств из кассы);

Д 10 К 71 - приобретены материальные ценности;

Д 20, 26 К 71 - осуществлены хозяйственные расходы.

Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются

те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще все­го одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесо­образно начинать с установления остатков задолженности этих лиц

на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомо­сти к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кре­диту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расхо­ды по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдатель­ных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналити­ческих данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за кон­кретный период.

Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически про­изведенных расходах, и правильность их заполнения.

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с под­отчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сум­му выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с по­дотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отра­жает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в резуль­тате чего образуется искусственная задолженность организации это­му работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в ана­литическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обосно­ванность записей па счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, ука­занных в регистрах синтетического учета.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по под­отчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, кото­рые на момент ревизии уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количе­ствах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценно­сти сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее по­денным авансам;

• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

• несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

Представительские расходы и ревизия представительских расходов

К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (вклю­чая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участ­ников, прибывших на заседания совета (правления) или другого ана­логичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транс­портным обеспечением, посещением культурно-зрелищных меропри­ятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществле­ния культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоя­щих в штате организации.

Руководитель организации в приказе определяет круг лиц, име­ющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внут­ренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

Работник, осуществляющий представительские расходы, пред­ставляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтвержда­ющими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитывать­ся как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельно­стью), либо как прочие расходы.

Данные расходы отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Д 71 К 50 - выданы денежные средства под отчет на предста­вительские расходы;

Д 41 К 71 - приобретены товары для представительских рас­ходов;

Д 20, 26, 31 К 41 - использованы товары в представительских целях;

Д 20, 26, 31 К 71 - подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские мероприятия.

Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообло­жения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расхо­дам проводятся через те же регистры синтетического и аналитиче­ского учета, которые приведены ранее.

Ревизия представительских расходов. При такой ревизии про­веряется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается толь­ко при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и ве­личина расходов. Организации рекомендуется определить конкрет­ный порядок расходования средств на представительство, их доку­ментальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских расходов от­носятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учет­ные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.

2.