Шляхи УДОСКОНАЛЕННЯ МІЖОСОБОВИХ ТА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ

Формування ринкових відносин, поява справжнього власника у підприємницькій діяльності докорінно змінює форми і зміст управління підприємствами, змінює комунікації, які забез­печують управління необхідною корисною інформацією.

Основною стратегією є максимальний розвиток комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше вважа­лися економічно недоцільними. При цьому ефективність органі­заційної структури зростає, оскільки розподіляються архіви да­них, знижується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації і досягається збалансованість кожного управлінського рівня щодо обсягу розв’язуваних завдань.

Наразі існує ціла низка комп’ютерних програм для управління бізнесом.

П’ЯТЬ ОСНОВНИХ ЦІЛЕЙ ВИКОРИСТАННЯ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

1. Робота з текстом (редагування)

2. Маніпуляції з цифрами (табличні процесори)

3. Створення баз даних

4. Забезпечення прямого і зворотного зв’язку

5. Надання візуальної інформації (графіки)

Комунікаційне програмне забезпечення дозволяє комп’ютеру обмінюватися файлами з іншими комп’ютерами, отримувати ін­формацію з баз даних (найбільш поширені програмні пакети: Q&A, Rapidfile, PFS: Professional File, PC-File, dBase 111 Plus, Rbase.), відправляти і приймати електронну пошту (це пакети: Crosstalk MKU, Smartcom 111, ProComm Micro, Phonell). Найпо­ширенішим інтегрованим програмним забезпеченням є Microsoft Office.

СКЛАДОВІ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

• електронна дошка об’яв

• модемний зв’язок

• електронна пошта

• стільниковий зв’язок

• факс

• телеміст

• відеотекст

• комп’ютерні мережі

БАР’ЄРИ НА ШЛЯХУ МІЖОСОБОВИХ КОМУНІКАЦІЙ

1.

2. Не сприйняття інформації

3. Семантичні бар’єри, тобто перепони, спричинені нерозумінням способів використання слів і знаків

4. Невербальні бар’єри, тобто перепони, які виникли при використанні неве- рбальних знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.

5. Поганий зворотний зв’язок

ШЛЯХИ УСУНЕННЯ БАР’ЄРІВ У СПІЛКУВАННІ

— бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем

— бути уважним до почуттів інших працівників

— враховувати соціально-психологічний клімат у колективі

— налагоджувати якісний зворотний зв’язок

— допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення

ОСНОВНІ ПРИЧИНИ ВИНИКНЕННЯ БАР’ЄРІВ В ОРГАНІЗАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЯХ

— деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій

— громіздка структура комунікаційного процесу

— незадовільна організаційна структура управління організації

— інформаційні перевантаження в системі комунікацій та ін.

ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ КОМУНІКАЦІЙ ТА ЛІКВІДАЦІЯ БАР’ЄРІВ В ОРГАНІЗАЦІЯХ

— застосування сучасних інформаційних технологій (персональних комп’ю­терів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телебачення)

— введення системи збору пропозицій від працівників організації

— поліпшення зворотного зв’язку

— поліпшення виконання функцій менеджменту

— ефективне застосування графічних засобів

— удосконалення змісту та структури документальної інформації

— регулювання інформаційних процесів та маршрутів

— раціоналізація структури комунікаційного процесу тощо

Залежно від економічної ефективності всі види комунікацій на підприємстві умовно можна поділити на дві групи.

До першої групи входять комунікації, які економлять час працівників, створюють для них додатковий комфорт, дозволя­ють значно підвищити рівень інформаційного забезпечення, за­довольнити своєчасне надання необхідної документації, послуг стороннім клієнтам, але не сприяють отриманню прямого еконо­мічного ефекту;

До другої — комунікації, які дають прямий економічний та со­ціальний ефект та сприяють зростанню.

На підприємстві ці відносини можуть проявлятись у певній мірі самостійності підрозділів, взаємних фінансових розрахун­ках, нарікань та претензій до умов праці. Це передбачає, що в роботі з підлеглими менеджери повинні акцентувати увагу та контролювати виконання поставлених завдань або робочих ін­дивідуальних планів для досягнення максимального господар­ського ефекту.

Менеджер не повинен виконувати роботу підлеглих, але він може направляти її, забезпечувати всі передумови для її вико­нання. Головне в цій діяльності — індивідуальний підхід до кож­ного працівника.

Вплив системи комунікацій проявляється насамперед за відсу­тності збитків з вини структурних підрозділів підприємства (в ідеальному випадку внутрішні комунікації вважаються ефектив­ними при відсутності взаємних нарікань, невиконання договірних обов’язків, плану товарообороту, втрати товарів та ін.). Таким чином, оцінку впливу системи внутрішніх комунікацій економіч­них відносин на рівні підприємства визначаються за формулою

де Ek— коефіцієнт впливу на рівні підприємства;

∑V_i — сумарні економічні збитки, які нанесені всіма підрозді­лами підприємству;

P — чистий прибуток на рівні підприємства.

якщо коефіцієнт впливу дорівнює нулю, та це свідчить про відсутність економічних збитків та певного ступеня впливу сис­теми внутрішніх комунікацій на економічні відносини між пра­цівниками. Якщо коефіцієнт різниться від нуля, то це говорить про те, що існують певні внутрішні резерви для вдосконалення кінцевих результатів роботи підприємства, підвищення його при­бутку.