Делопроизводство в нотариальной конторе: понятие и содержание

Делопроизводствоозначает ведение канцелярских дел.

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами РФ и имеет ряд отли­чительных признаков.

1. Осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными Минюстом РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

2. Ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов.

3. Нотариус имеет личную печать, штампы удостоверительных надписей, личные бланки и бланки государственной нотариальной конторы.

4. Контроль за исполнением правил нотариального производства нотариусом, работа­ющим в государственной нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции респу­блик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой - органы юстиции совместно с нотариальными палатами.

Нотариальное делопроизводство состоит из:

- регистрации нотариальных действий, предполагающей строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;

- заполнения нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

- ведения делопроизводства, включающего в себя оформление журналов, нарядов и книг, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариаль­ных конторах РСФСР утвержденной Приказом Министерства Юстиции РСФСР от 19 авгу­ста 1976 г., которая сохраняет юридическую силу в настоящее время и применяется как госу­дарственными, так и частнопрактикующими нотариусами.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, отдельные нотариальные действия записываются и в другие книги учета.

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения записей нотариальных действий составляет 75 лет

Такой учет, во-первых: облегчает работу самим нотариусам, а во-вторых, исключает возможность противозаконных действий (например, принятие заявлений задним числом), в- третьих, необходим для поиска данных в будущем при совершении нотариальных действий.

Все нотариусы РФ ведут следующие алфавитные книги учета: завещаний; закрытых завещаний; запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на имущество; депо­зитных операций и лицевых счетов депонентов; заявлений о принятии мер к охране наслед­ственного имущества; ценностей при принятии мер к охране наследуемого имущества; наследственных дел.

Все книги должны быть прошиты, а листы пронумерованы. На обратной стороне последнего листа должно быть указано количество пронумерованных и прошитых листов в книге.

Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица (органа юстиции или нота­риальной палаты) и соответствующей печатью.

Также в делопроизводстве каждого нотариуса должны быть:

- журнал регистрации входящей корреспонденции;

- журнал регистрации исходящей корреспонденции;

- журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне поме­щения нотариальной конторы;

- разносная книга для местной корреспонденции;

- книга жалоб и предложений;

- контрольная картотека.

Необходимо разграничивать понятия нотариального производства и нотариального делопроизводства.

Так нотариальное производство - это своего рода нотариальный процесс, определя­ющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала и до ста­дии обжалования.

Нотариальное делопроизводство означает как учет документов, так и контроль за их исполнением в нотариальной государственной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой. Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру включаются все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, реестры, книги, журналы.

6.2.