Свидетельствование верности копии документов и выписок из них

В соответствии со ст. 77 Основ нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Общие условия свидетельствования верности копии - не противоречие документа тре­бованиям законодательства РФ. Поскольку данное условие относится к числу оценочных категорий, то под ним имеется в виду, например, соответствие документа, в отношении кото­рого заявитель обратился с просьбой о свидетельствовании копии, компетенции выдавшей его организации и наличие необходимых реквизитов. Как сказано в п. 37 Методических реко­мендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами РФ, при свидетельствовании верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие необходимых реквизитов на этих документах, в частности даты соста­вления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати. Поэтому не может быть засвидетельствована копия документа, который не соответ­ствует компетенции данного органа, совершенного с нарушением закона, например копия договора ипотеки, который не был нотариально удостоверен.

Ряд специалистов выделяют в качестве второго условия свидетельствования копии юридическое значение соответствующего документа. В то же время, данное условие прямо в законодательстве не содержится. Документ, соответствующий требованиям законодатель­ства, но утративший юридическое значение, может быть засвидетельствован нотариально, например копия договора купли-продажи имущества, которое сменило собственника.

На свидетельствование копий распространяются общие условия совершения нота­риальных действий, в частности, ст. 45 Основ о недопустимости принятия для соверше­ния нотариальных действий документов, имеющих подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документов, исполненных карандашом.

В практике возникал вопрос о допустимости свидетельствования копий документов, имеющих факсимильную подпись.

Федеральная нотариальная палата на этот вопрос дала следующее разъяснение: согласно ст. 77 Основ нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механи­ческого или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноруч­ной подписи предусмотрено ГК РФ лишь при совершении сделок (п. 2 ст. 160). Однако ГК РФ установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотрен­ных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В связи с этим полагаем, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки воз­можно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.

Для свидетельствования копии официального документа, выданного за рубежом, необ­ходимо наличие на нем в соответствии с международными договорами России отметки о

162

его легализации либо проставление апостиля. Только в отношениях с определенным кругом государств допускается принятие документов без таких условий, например в соответствии со ст. 13 Конвенции государств СНГ о правовой помощи и правовых отношениях по гра­жданским, семейным и уголовным делам. Поэтому документы, изготовленные, например, в Республике Беларусь, могут свидетельствоваться на таких же условиях, что и документы, происходящие из России.

Условия свидетельствования копии выписки из документа. Согласно ч.

Условия свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином. Согласно ст. 78 Основ верность копии документа, выданного гражданином, свидетельству­ется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засви­детельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организа­ции по месту работы, учебы или жительства гражданина. Поэтому, например, нотариус не может засвидетельствовать копию учредительного договора, подписи на котором его учре­дителей - граждан не были засвидетельствованы в порядке, установленном ст. 78 Основ.

Следует также ограничительно толковать компетенцию должностных лиц, удостове­ряющих копии документов. Поэтому правом удостоверения подписи граждан должностные лица наделены только в отношении своих работников по месту работы либо только в отно­шении студентов и учащихся в конкретном (а не другом) высшем или среднем специальном учебном заведении. Таким же образом могут удостоверять подлинность подписи на доку­менте должностные лица жилищно-эксплуатационных организаций - только в отношении проживающих на подведомственной им территории граждан.

Условия свидетельствования верности копии с копии документа. Согласно ст. 79 Основ верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если вер­ность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юри­дическим лицом, от которого исходит подлинный документ.

Объект свидетельствования

Объекты свидетельствования можно подразделить по содержанию (характеру) доку­мента и по форме (способу) изготовления копии.

В качестве объектов свидетельствования по содержанию могут быть самые различные документы. Во-первых, официальные документы, выданные либо подготовленные самыми различными организациями, к числу которых могут относиться различные справки, свиде­тельства, аттестаты, дипломы, протоколы, уставы, решения, заключения. Во-вторых, част­ные документы, исходящие от граждан и организаций, например различные заявления, коммерческая переписка сторон гражданско-правового договора, соответствующие требо­ваниям ст. 78 Основ.

Дискуссию вызывает возможность свидетельствования копий с ряда документов, в частности паспорта, удостоверения личности, профсоюзного, военного билетов. Дело в том, что Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий доку­ментов, касающихся прав граждан» запрещал свидетельствование копий с вышеуказанных документов, а также с профсоюзного, партийного билета и т. п. Ряд авторов полагают, что Указ сохраняет свою силу и поэтому, например, копия паспорта нотариусом удостоверена быть не может.

На наш взгляд, следует критически подойти к оценке юридической силы данного Указа. Дело в том, что Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. даже не содержал слова «нотариус». Данный Указ был адресован государственным и общественным предприятиям, учреждениям и организациям и воспроизводил в своем содержании запрет, содержавшийся в советский период во всех законах союзных республик о государственном нотариате, в том числе в ст. 74 Закона РСФСР «О государственном нотариате». Положения данного Закона перешли в п.

Следует также учитывать, что в настоящее время изменился практически весь гра­жданский оборот, в связи, с чем потребность в предоставлении копий паспортов суще­ственно выросла. Например, при открытии счетов в банках или совершении там крупных операций, открытии банковских пластиковых карт, подаче документов для получения визы в консульство иностранного государства и в других случаях.

Поэтому поскольку в таких случаях снимаются ксерокопии паспортов, то почему же их нельзя удостоверить нотариально? Во многих известных случаях нотариальная практика складывается позитивно, и нотариусы правомерно свидетельствуют копии паспортов - как внутренних, так и заграничных, равно как и паспортов иностранных граждан. Ведь ст. 77 Основ специальных ограничений не содержит и требует только не противоречия копий сви­детельствуемых документов законодательству России. Таким образом, ограничения устано­влены в отношении формы и реквизитов документов, а не их видовой принадлежности.

В этом плане вполне обоснованное разъяснение было дано Федеральной нотариаль­ной палатой, согласно которому свидетельствование верности копии паспорта иностран­ного гражданина, записи в котором выполнены на иностранном языке, возможно, поскольку ст. 77 Основ не содержит каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий определенных видов документов. Что касается порядка свидетельствования копии с ука­занного документа, то оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии документа и подлинности подписи переводчика.

Виды копий по форме (способу) изготовления

По форме (способу) изготовления копии можно выделить следующие виды копий. Во- первых, путем механического воспроизведения текста документа на печатной машинке, компьютере, путем переписывания от руки. В этом случае нотариус должен проверить соот­ветствие копии подлиннику, вместо подписи должностного лица и печати поставить соот­ветствующие штампы («подпись» и «печать»), а также прочеркнуть незаполненные и другие свободные места на копии.

Во-вторых, путем его ксерокопирования и сканирования. Это вполне оправданные новые способы фиксации копий подлинных документов, обеспечивающих их соответствие оригиналу, особенно если ксерокопирование либо сканирование выполняются непосред­ственно в помещении нотариальной конторы. Поэтому такой способ копирования является, пожалуй, самым распространенным. Между тем ни прежние, ни новые формы удостовери­тельных надписей, утвержденные приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариаль­ных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых докумен­тах», не содержат специальной формы удостоверительной надписи для свидетельствования ксерокопии.

Поэтому здесь вполне можно исходить из разъяснений данных в 1999 г. Федеральной нотариальной палатой, согласно которым при свидетельствовании верности копий докумен­тов, выполненных путем ксерокопирования, нотариус может воспользоваться удостовери­тельной надписью по форме N 45 (в настоящее время - N 51), которая не конкретизирует, каким способом выполнена копия документа, указав, что подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений при свидетельствовании верности копии с доку­мента не оказалось.

Обязательность и факультативность нотариального удостоверения копий. Полно­мочия других органов на свидетельствование копий

Обращение к нотариусу за свидетельствованием копии может носить обязательный либо факультативный характер. Можно выделить ряд случаев, когда только нотариально засвидетельствованная копия может иметь юридическое значение. В частности, это следу­ющие случаи:

1) нотариально удостоверенная копия соглашения между должником, залогодателем и законным владельцем закладной о частичном исполнении обеспеченного ипотекой обяза­тельства (п. 7 ст. 13 Федерального закона «Об ипотеке (залоге недвижимости)»);

2) нотариально заверенные копии учредительных документов, свидетельства о реги­страции, реестров акционеров, а также легализованных документов иностранных участни­ков (п. 2 ст. 5 Федерального закона «О финансово-промышленных группах»);

3) нотариально заверенные копии патентов (п. 4 ст. 5 Федерального закона «Об упро­щенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринима­тельства»);

4) нотариально засвидетельствованные копии учредительных документов и положе­ний о филиалах (п. 2 ст. 20 Федерального закона «Об иностранных инвестициях в Россий­ской Федерации»);

5) нотариально удостоверенные копии устава и свидетельства о государственной реги­страции учредителей (п. 7 ст. 11 Федерального закона «О свободе совести и о религиозных объединениях»).

Достаточно большой круг организаций и лиц наделен правом свидетельствования вер­ности копий документов. На наш взгляд, если данная копия предназначена не для после­дующего представления нотариусу, то в этом плане можно исходить из положений упомя­нутого выше Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х, согласно которому государственные и общественные предприятия, учреждения и органи­зации выдают гражданам копии документов, исходящих от этих учреждений, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Такой порядок боле рационален и облегчает документооборот.

Правом свидетельствования копий для судебного процесса наделены суды. Так, в соот­ветствии со ст. 72 ГПК РФ письменные доказательства, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти доказательства, возвращаются им после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле остаются засвидетельствованные судьей копии письмен­ных доказательств. Схожий порядок установлен в ч. 10 ст. 75 АПК, согласно которой лица, представившие письменные доказательства, могут просить о возвращении им письменных документов из дела, если они не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявле­ниями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.

Такой порядок, установленный в гражданском и арбитражном процессе, вполне рацио­нален и избавляет лиц, участвующих в деле, от необходимости стороннего свидетельствова- ния письменных документов. Было бы верно данное правило распространить на все случаи представления соответствующих подлинных документов в различные организации, органы власти и должностным лицам для целей их деятельности. Они должны свидетельствовать и верность копий с представленных им в рамках административного процесса документов, которые останутся у них в делах. Нотариально засвидетельствованные копии необходимы, на наш взгляд, для представления за границу и в рамках использования в нотариальном про­изводстве.

16.4.