Тема 5. Формирование и оформление дела

Начинается с проведения экспертизы ценности документа. Этим занимается служба ДОУ или экспертная комиссия, или секретарь.

Процедура формирования дела. В дело складываются документы в обратном хронологическом порядке, возможно по предметно-вопросному признаку, экспертному признаку (по срокам хранения).

Процедура оформления дела состоит из этапов. процедура оформления дела – формирование дела в обложку. Дела оформляются 2 способами: частичное и полное оформление. Частичное характерно для дел временного срока хранения до 10 лет, листы не нумеруются, дело остается в скоросшивателе. Полное оформление дела связано с оформлением дел свыше 10 лет хранения.

Этапы: переплет или подшивка дела. дело состоит из не более 250 листов, создают следующие тома дела, если дело содержит большее кол-во листов. Переплет делают дрелью или заказывают переплет в типографии. Листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу не задевая текст документа. Литерный номер присваивается, если произошла ошибка при нумерации – несколько раз пронумеровали одним и тем же номером, например 12, то дописать литеры, будет 12а, 12б… Если много ошибок – нужно перенумеровывать: номера зачеркивают наклонной чертой, ставят новый номер.

Процедура оформления обложки дела (обложка дела содержит справочную информацию о деле). На обложке дела указывают наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование дела, номер дела по номенклатуре дел, номер тома, срок хранения, даты начала заведения дела и конца ведения дела.

Внутренняя опись и заверительная надпись. Внутренняя опись составляется на дела, содержащие какую-либо ценную информацию. Заверительная надпись необходимо для того, чтобы обозначить особенности ведения дела. Подписывает заверительную надпись человек, ответственный за заведение дела, ставит подпись, расшифровку подписи.

Все вложения в дело нумеруются. Например, если вложен конверт, а в него вложены фотографии, то нумеруется и сам конверт, и фотографии по порядку. Документы, превышающие размер А4 подшивают за один край, затем складывают до размера А4.

Описи на дела необходимы для того, чтобы сдать дело на хранение в архив. Составляют акты о передаче документов на архивное хранение, акты на уничтожение дел (акт о выделении дела на уничтожение). Уничтожение может происходить 2 способами: выезд на полигон, где в присутствии комиссии дело сжигают; при помощи шредера.