Вопрос 3. Порядок составления, согласования, утверждения номенклатуры дел.

Процесс составления номенклатуры дел длится 3 месяца, с октября по декабрь, составляется на следующий год.

Для того чтобы квалифицированно составить данный документ необходимо изучить следующий комплекс документов:

1.

2. положения о структурных подразделениях

3. все существующие в организации классификаторы, кодификаторы (при их наличии)

4. штатное расписание

5. планы и отчёты работы организации и её структурных подразделений

6. номенклатура организации за прошлые годы

7. описи на дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, по личному составу

8. акты о выделении дел к уничтожению

9. типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии)

10. решения государственной архивной службы России и территориальных архивных органов обо всех изменениях, касаемых срока хранения документов

Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Её подписывает руководитель службы ДОУ, визируется зав.архивом организации. Согласована с экспертной комиссией организации (если есть), если нету – то с ЭК вышестоящей организации. Если номенклатура дел согласовывается с ЭПК архивного органа, то это документ постоянного срока хранения.

Составляется номенклатура дел в 3 или 4 экземплярах. Первый экземпляр является оригиналом. Он хранится в службе ДОУ. Второй экземпляр хранится в архиве учреждения. Третий является рабочим и в виде выписок направляется в подразделения. Четвёртый составляется в том случае, если сдаётся в гос.архив.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке или на чистом листе формата А4. Вводится в действие 1 января следующего календарного года. Ежегодно перепечатывается и переутверждается. Сама номенклатура дел является описью дела на дела временного срока хранения до 10 лет. На эти дела самостоятельная опись не составляется.