Вопрос 2. Требования к составлению и заполнению формы номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это унифицированная форма и представлена она в виде таблицы. Каждая графа номенклатуры заполняется по определённым правилам. Таблица представляет собой 5 граф.

В графе 1 «индекс дела» проставляются индексы. Индекс может состоять из 2 групп цифр и из 3 групп цифр.

01-05 (из 2 групп)

01-09-05 (из 3 групп)

01 – номер структурного подразделения по штатному расписанию

05 – порядковый номер дела в рамках структурного подразделения

09 – номер данного дела по классификатору управленческой документации (используется в том случае, если классификатор есть на предприятии)

Индекс всегда обозначается арабскими цифрами через тире. Индексы в этой графе имеют резервные номера по каждому из разделов.

2 графа «заголовок дела». Заголовки дела внутри раздела располагаются строго по иерархии от высшего к низшим. Сначала приказы вышестоящей организации, потом приказы самой организации и т.д.

3 графа «количество дел, томов, частей». Дело не должно превышать 250 листов. Каждый том или часть обозначаются одним индексом на обложке. В связи с тем, что данная графа заполняется в конце года, номенклатуру ежегодно перепечатывают и переутверждают.

4 графа «срок хранения дел с указанием статьи по хранению»

5 графа «примечание». Комментарии. Может быть указан статус дела (статус переходящего дела под тем же индексом и заголовком)

По завершении номенклатуры дел в конце делается итоговая запись о категориях заведённых дел. Существует 3 категории (они определяются сроком хранения документов): 1. документы постоянного срока хранения, 2. документы временного хранения свыше 10 лет, 3. документы временного хранения до 10 лет. В рамках первых двух категорий отдельно подсчитываются дела, имеющие статус переходящих и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Итоговая запись составляется в виде таблицы. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, обязательно сообщаются в архив организации, а в номенклатуре дел делается соответствующая запись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего отметку.