Вопрос 1. Виды номенклатур дел. Классификационная схема построения. Составление заголовков.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве организации или её структурном подразделении в определённом календарном году в соответствии с выполняемыми задачами.

Номенклатура дел выполняет ряд функций:

1. является классификационной схемой для группировки исполненных документов в дела

2. закрепляет систематизацию в делопроизводстве

3. закрепляет индексацию дел

4. определяет сроки хранения документов в помещённых делах

5. используется для разработки ИПС

6. является учётным документом

7. имеет справочное значение при изучении структуры организации

Существует 3 вида номенклатуры дел:

1. типовая (устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определённой категории организаций, является нормативным документом)

2. примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, носит рекомендательный характер)

3. индивидуальная (это номенклатура дел конкретной организации. Может разрабатываться как на основе типовой, так и на основе примерной. (Если разрабатывается на основе типовой, то из неё берётся всё).

При составлении номенклатуры дел очень важным элементом является выбор классификационной схемы. Номенклатура дел может быть построена по следующим видам схем:

1. структурная схема

2. производственно-отраслевая или функциональная

Составление заголовка дела

Заголовок дела состоит из определённых элементов (постоянных и переменных):

1. название вида дела или разновидности документов

Обязательный элемент, в качестве вида дела могу использоваться 2 термина:

- термин «дело» применяется тогда, когда документы дела связаны последовательностью делопроизводства (личное дело, судебное дело), каждый последующий элемент является продолжением следующего

- термин «документы» используется тогда, когда в дело формируются документы по одному вопросу, но не связаны последовательностью делопроизводства.

Документы о разработке учебных программ (отзыв, рецензия…)

Термин «документы» может также применяться в заголовках тех дел, которые являются приложением к какому-либо документу. В этом случае не будет даваться расшифровка в скобках. Например,

Документы к протоколу заседания Совета директоров ОАО «Сургутгазпром»

Если в дело сформированы документы одной разновидности, то эта разновидность указывается во множественном числе.

2. указание автора

В качестве автора в заголовке приводится краткое название организации или его общее видовое название. Например,

Протоколы заседания Учёного совета университета

Приказы директора объединения за 2001 год

(Автор указывается в заголовках дел с распорядительной документацией и с протоколами).

3. указание корреспондента или адресата

Если переписка ведётся с одним корреспондентом, то автор указывается полностью. Например,

Переписка с ООО «Луч» о поставке продукции

Если корреспондентов несколько, то указываются вопросы, по которым ведётся переписка. Например,

Переписка с муниципальными учреждениями об организации производственной практики студентов

Если переписка ведётся разнородными предприятиями, то указывается только вопрос.

4. название административно-территориальной единицы, с которой будут связаны документы дела

Работает тот же принцип, что и в переписке. Порядок обозначения населённых пунктов: деревня, село; город; район; область, край; республика.

5. даты или периоды, к которым относятся документы

Даты указываются в заголовках дел, содержащих планово-отчётную документацию. В начале обязательно указывается плановый или отчётный период, за который документы сформированы в дело. Например,

Годовой план объединения на 2001 год

Квартальный отчёт

6. указание на копийность документов дела

Этот элемент обязательно указывается в заголовках дел с распорядительной документацией. От указания этого элемента зависит срок хранения дела. Например,

Приказы директора объединения за 2009 год. Копии.