Тема 3. Характеристика технологии контроля исполнения документов и ведение информационно-поисковой системы по документам организации.

Основная цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. В связи с этой целью выделяют 2 вида контроля: 1. контроль по существу (качественная оценка, может сделать руководитель), 2.

Контроль за сроками исполнения делится на текущий контроль (ежедневный контроль) и предупредительный контроль (проводится за 2-3 дня до истечения срока).

Итоговый контроль – это аналитическая работа (просмотр количества документов, диагностика состояния исполнительской дисциплины), которая может выражаться в виде графиков, таблиц, текстов.

Технология ведения контроля предполагает выполнение следующих процедур:

1. фиксация всех поставленных на контроль документов, поручений, указаний, заданий руководства (ведётся регистрация в форме карточек или журнала, сейчас может вестись в электронной форме).

2. проверка своевременного доведения документа до исполнителя (ведётся рассылочная книга, в ней ставится подпись о получении)

3. корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, исполнителя, передачи документов от исполнителя к исполнителю

4. напоминание руководителям и исполнителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений

5. информирование руководителей организаций и подразделений о составлении и ходе исполнения документов

6. внесение данных об исполнении документов в регистрационную форму

7. анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины

Создание в организации информационно-поисковой системы (ИПС). ИПС создаётся для того, чтобы наиболее быстро получать информацию. Основу для ИПС составляют регистрационные формы. В регистрационном журнале ведётся валовая нумерация. Для того, чтобы осуществить поиск в журнале нужно знать регистрационный номер документа. Поиск проблематичен, если очень много документов, удобен, если их мало. Многие документы подлежат регистрации только в журнальной форме, например конфиденциальная информация. Такие журналы шнуруются, нумеруются, удостоверяются. Карточная форма удобная, но трудоёмкая (на 1 документ заполняется до 5 карточек). Карточки систематизируются в картотеки. Автоматизированные ИПС также ведутся в виде журнала или карточек в электронном виде.