Вопрос 2. Нормативная регламентация деятельности службы ДОУ.

Деятельность службы ДОУ регламентируется следующими документами: устав организации, положение о службе ДОУ, должностные инструкции, инструкция по ДОУ или делопроизводству, табель унифицированных форм документов.

Разработка устава оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как определённые задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штата, создают изначальную структуру документооборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. (В уставе описывается структура управления, документационные связи, документооборот).

Положение о службе ДОУ разрабатывается на основе типового положения, которое содержится в ГСДОУ. Формуляр положения и структура текста утверждены в ГСДОУ. Положение состоит из разделов: 1. общие положения (место службы в организационной структуре предприятия, самостоятельность службы, могут быть прописаны отдельные участки деятельности, обязательно наличие печати у данной службы, описание печати, где она хранится, условия хранения и использования печати), 2. цели и задачи, 3. функции, 4. – права, 5. руководство (прописываются права, обязанности, ответственность руководителя этой службы. При этом должностную инструкцию руководителя этой службы создавать не нужно, т.к. всё уже описано здесь), 6. ответственность, 7. взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Это положение разрабатывается и подписывается руководителем службы, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке и согласуется с руководителями структурных подразделений, которые указаны в разделе «Взаимоотношения». Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы, изменении её внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, внедрений новых технологий, которые автоматически влекут за собой перераспределение функций между структурными подразделениями.

Должностные инструкции составляются на сотрудников службы. Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права, ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определённой должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей на должности.

Данный документ решет следующие цели:

1. способствует рациональному разделению труда, правильному подбору кадров,

2. укрепляет служебную дисциплину в организации,

3. обеспечивает объективность при аттестации сотрудника, его поощрении или наложении дисциплинарного взыскания,

4. используется при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностной инструкции является квалификационные характеристики. Должностная инструкция является документом стабильного действия по своему назначению, то есть, рассчитана на длительный срок применения. Формуляр и структура текста унифицированы в УСОРД и основных положения ГСДОУ.

Инструкция по ДОУ или делопроизводству – это основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, составляется в каждом учреждении с учётом его специфики. Основой для составления инструкции по делопроизводству являются типовые инструкции, также нормативные акты, методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству. В инструкцию включены: общие положения, тематические раздел, приложения (должны быть распределены по разделам, содержать много иллюстративного материала – примеров). Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Утверждает руководитель организации, вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования.

Табель унифицированных форм документов (табель УФД) – это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридический статус и этапы документирования.

1. код формы документа

2. наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа

3. структура подразделения, ответственного за подготовку

4. периодичность составления

5. согласование (внутреннее и внешнее)

6. подпись (указывается должность лица, которое подписывает документ)

7. утверждение (кто утверждает, должность или орган)

8. адресат организации.

При составлении табеля делопроизводственная служба получает возможность проанализировать все операции с документами, выявить круг должностных лиц, которые в этом участвуют. Табель утверждается руководителем организации. Может вестись в бумажной и электронной форме. Применение данного документа позволяет: 1. исключить возможность неоправданного создания новых документов, 2. установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, 3. учесть количество видов и форм документов.