Вопрос 1. Функции службы ДОУ. Организационная структура службы. Численный и должностной состав.

Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по ДОУ предприятия в соответствии с его предназначением и приоритетами его организационного развития. Реализация деятельности службы ДОУ должна осуществляться на правах самостоятельного структурного подразделения.

Задачи службы ДОУ заключаются: в организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы ДОУ; в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации; в обеспечении надлежащего организационно-методического руководства по соблюдению установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях и отдельными должностными лицами.

Организационная структура – это совокупность образующих данную службу структурных подразделений, в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосвязанную деятельность по ДОУ.

Численный состав службы ДОУ находится в прямой зависимости от состава входящих в неё подразделений. Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания тех задач, которые данная служба выполняет и на основании сведений о типовых структурах данной службы.

Сегодня существует 4 таких структуры (они закреплены в ГСДОУ):

1. Организационная структура службы, которая называется «Управление делами», создаётся в министерствах и ведомствах РФ а также в органах власти и управления субъектов РФ. В состав управления делами входят следующие структурные подразделения:

1) секретариат (приёмная, секретариат министра или руководителя ведомства, секретариат заместителя министра, секретариат коллегии и протокольное бюро);

2) инспекция при министре руководители ведомства);

3) канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпное бюро);

4) отдел по работе с письменными обращениями;

5) отдел совершенствования работы с документами (сегодня может быть отдел автоматизации);

6) архив.

2. Канцелярия (или отдел ДОУ) (создаётся в государственных структурах, в НИИ, в вузах…). В состав канцелярии входят следующие подразделения:

1) секретариат (все секретари директоров, секретари зам.директоров);

2) экспедиция (под экспедицией понимается экспедиционная обработка – приём и первичная обработка документов);

3) подразделение по учёту и регистрации документов;

4) машинописное бюро (или центр подготовки документов);

5) копировально-множительное бюро (или копировально-множительный центр);

6) подразделение по контролю исполнения документов;

7) подразделение по совершенствованию работы с документами;

8) подразделение по работе с письменными обращениями;

9) архив.

3. Общий отдел (создаются в негосударственных структурах, в общественных организациях, в органах местного самоуправления). В состав общего отдела входят следующие подразделения:

1) секретариат (секретари генерального директора, секретари общих собраний…);

2) канцелярия;

3) группа контроля исполнения документов;

4) протокольная группа;

5) группа совершенствования работы с документами;

6) группа по работе с письменными обращениями;

7) машинописное бюро;

8) копировально-множительное бюро;

9) архив.

4. Секретарь (в малом бизнесе).

Должностной состав сотрудников службы по характеру их труда делится на 3 категории:

1. Руководители (заведующий службой ДОУ, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, заведующий центром подготовки документов). Основная функция руководителей заключается в планировании и распределении работы, подбора и расстановки кадров, координации деятельности подразделения в целом, его структурных частей и отдельных сотрудников.

2. Специалисты (документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь руководителя, корректор). Функции специалистов связаны как с выполнением технических оперативных задач, так и творческих функций по сбору, анализу информации, по разработке нормативно-методических документов, также проектов документов.

3. Технические исполнители (экспедитор, делопроизводитель, стенографисты, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники). Функции технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации.

Численный состав сотрудников службы

Для определения примерного численного состава необходимо:

1. составить перечень видов работы, выполняемых в течение календарного года каждым её структурным подразделением;

2. рассчитать объём выполняемых работ (по каждому виду и в целом);

3. на основе суммарного объёма выполняемых работ по ДОУ и исходя из годовой нормы рабочего времени, рассчитанного на одного работника и принимая во внимание затраты времени на непредусмотренные нормами (носящие разовый характер) высчитать численность по следующей формуле:

Ч_н – нормативная численность;

Т_об – суммарный объём времени на работы по ДОУ;

Ф_п – планируемый фон годового рабочего времени, рассчитанного на одного работника.

Ф_п – известно. Т_об складывается из составляющих

Т_об = Т_н + Т_нн

Т_н - время, рассчитанное на основе нормативов, прописаны в специальных нормах (нормы времени на работу ДОУ)

Т_нн - время, которое носит разовый характер, высчитывается опытным путём (хронометраж).