Вопрос 2. Организация документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

При характеристике документооборота организации обращается внимание на 2 фактора: качественный показатель документооборота и количественный показатель документооборота.

К качественным параметрам относятся:

- характеристика документооборота в зависимости от принятой в организации системы информационного обеспечения: это могут быть системы автоматизированного типа, традиционного, смешанного;

- разделение документооборота на внутренние, входящие, исходящие документопотоки;

- характеристика документооборота как пространственно организационного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота.

К количественным показателям относят показатели его объёма и времени, затрачиваемого на движение документов.

Под объёмом документооборота понимается количество входящих, исходящих, внутренних документов за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день).

Помимо объёма документооборота устанавливают объём каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документооборота (это объём документов, проходящих через подразделения за единицу времени).

Принципы организации документооборота. Принцип прямоточности движения документов, который требует чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений. (для этого необходимо разрабатывать технологические и маршрутные карты, классификаторы управленческой деятельности) Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение – сокращение времени на прохождение документов (2 или 3 человека одновременно работают с документом). Принцип пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов (нужно рационально перераспределять потоки). Принцип непрерывности заключается в непрерывной подаче документов на тот уровень, где по ним принимаются решения.

Правила документооборота. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счёт сокращения ненужных инстанций. Исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов. Максимальное единообразие в порядке прохождения в процессах обработки (или в порядке прохождения процессов обработки) основных категорий документов исходя из того, что перемещение должно быть оправданным.

Проблемы в документообороте

Увеличение документооборота. (Из-за того, что документы не соответствуют требованиям, приходится создавать ещё документы, чтобы уточнить что-либо).