Вопрос 1. Понятие ДОУ. Функции и принципы организации.

Классическая система ДОУ базируется на 3 элементах: организаторы ДОУ (специальные структурные подразделения, ответственные за ДОУ лица); объект ДОУ (системы документации и персонал, ответственный за работу с ними); системные связи (системы иерархичности связи.

Принципы ДОУ Принцип законности подразумевает соответствие содержания практической составляющей ДОУ положениям законодательства РФ. Принцип последовательности заключается в планомерном выполнении мероприятий и действий. Принцип гибкости заключается в своевременном и адекватном реагировании участников ДОУ на возможные и предполагаемые изменения в условиях функционирования предприятия. Принцип технологичности заключается в оптимальном совпадении всех этапов работы с документами и создании на этой основе надлежащих условий для её качественного, своевременного и полного выполнения (принцип технологичности увязан на унификации (единообразии)).

Функции ДОУ Административная функция заключается в осуществлении целенаправленных и планомерных воздействий на объекты управления. Регулятивная функция направлена на достижение большей гибкости управленческих воздействий и при необходимости способна корректировать их направленность и интенсивность. Координирующая функция заключается в организационных усилиях, предпринимаемых в рамках ДОУ для обеспечения необходимого взаимодействия между его участниками. Контрольная функция направлена на диагностику состояния отдельных документов и работы персонала. Обучающая функция направлена на повышение профессионализма персонала и как следствие этого оптимизацию работы с документацией предприятия.

Технология ДОУ - это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приёмов и правил.

Технология ДОУ в связи с различием информационных процессов классифицируется на:

- технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

- технологии передачи информации конечному пользователю;

- технологии введения документов в информационную базу данных организации;

- технологии накопления документов, хранения, использования отдельных локальных групп документов.

3 формы организации ДОУ Централизованная форма – форма, при которой все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения или одного сотрудника. Децентрализованная форма – форма, при которой каждое структурное подразделение предприятия может создавать свою собственную службу для работы с документами, где будет автономно выполняться весь цикл операций по созданию, хранения, систематизации документов данного структурного подразделения (характерна для территориально разобщённого аппарата управления). Смешанная форма (наиболее распространенная) – форма, при которой в организации создаётся единая служба ДОУ, в каждом структурном подразделении назначается ответственный за делопроизводство.