Современные рекомендации по составлению деловых документов

В современном мире нарастает степень интернационализации как гума­нитарных, так и профессиональных связей. Обычным явлением стала междуна­родная деловая переписка, и многие особенности западной школы делового письма усваиваются российскими корреспондентами, стремящимися к налажи­ванию эффективных, взаимовыгодных отношений с западными партнерами.

Однако многим специалистам, как показывают многочисленные опросы и исследования, часто не хватает умения четко и убедительно излагать свои мыс­ли в письменном виде. Поэтому особую актуальность приобретают рекоменда­ции опытных менеджеров, специально обучавшихся искусству делового письма и успешно применяющих это искусство на практике.

Цели пишущего деловое письмо:

- привлечь внимание читающего к какой-либо ситуации или проблеме;

- дать читающему возможность без труда понять написанное;

- побудить читающего действовать так, а не иначе.

Это явные цели, они лежат на поверхности. Но есть еще одна цель, кото­рой пишущий чаще всего не сознает. Эта цель - лучше уяснить проблему, со­ставить стройное логическое представление о новой идее.

Бесспорно, человеку значительно легче объясниться на словах, чем выра­жать свои мысли письменно. Однако действительность такова, что все специа­листы, работающие в любой профессиональной сфере, должны уметь создавать письменные тексты.

Письменная речь имеет свои сильные и слабые стороны.

Достоинства:

- пишущий имеет возможность спланировать содержание и форму своего письма;

- читающему легче понять детали сообщения, особенно цифровой материал;

- имеется возможность тщательно проверить написанное;

- читающий может перечитать места, трудные для понимания;

- письменное сообщение может стать основой для групповой дискуссии;

- печатное слово сохраняется для грядущих поколений.

Недостатки:

- пишущий лишен возможности украсить свою речь мимикой и жестами;

- читающий может легко отвлечься от текста;

- пишущий не имеет возможности точно знать, кто будет знакомиться с его материалом.

Письменная речь иногда требует больших интеллектуальных усилий и значительного времени для шлифовки текста.

Подготовительный этап работы над текстом

Любой вид общения требует целенаправленной подготовительной рабо­ты. При составлении делового письма обдумывается цель сообщения, уточня­ется личность адресата, подбирается нужный материал, определяется форма подачи сообщения.

Цель сообщения. Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться, какой текст он собирает­ся создать: научное ли это сообщение, выдвижение ли какой-либо точки зрения или побуждение читающего к конкретным действиям.

Иногда трудности начинаются уже в самом начале работы над письмом. Часто такие трудности преодолеваются после того, как пишущий спросит себя:

- О чем я пишу?

- Что мне хочется сказать адресату?

- Что я хочу, чтобы адресат сделал?

Адресат. Каждый человек может понять написанное по-своему. Поэтому прежде, чем писать, надо прояснить сведения о читателе.

По заголовку адресат должен прогнозировать содержание текста.

Аннотация представляет собою краткое изложение текста. Она должна уместиться в одном предложении. Предназначение аннотации - ознакомить с содержанием текста занятого читателя, дать ему сведения о тексте без тща­тельной работы над ним.

Введение - это «лицо» письма. Здесь обосновываются актуальность и но­визна изложения, дается краткий обзор материалов. Введение часто пишут после того, как написана основная часть и выводы. Однако такая последовательность работы над текстом нежелательна: страдает логика изложения. Написание введе­ния при завершении работы оправдано при подготовке публицистических ста­тей, где пишущий меняет характер изложения под влиянием вдохновения.

Основная часть - это главный компонент письма. Она содержит факты, идеи, рекомендации. В деловой переписке часто применяются наработанные и апробированные правила расстановки материала:

- проанализируйте все собранные факты;

- сгруппируйте факты по выбранному основанию;

- наметьте логику изложения; исходите из принципа: от известного к неизвестному;

- не вдавайтесь в детали, не останавливайтесь на банальностях;

- используйте графики, схемы, таблицы, фотографии и т.

- старайтесь сделать текст удобочитаемым, для этого не поленитесь по­работать над черновиками.

Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма бывает плохо связана с предыду­щим содержанием.

Написание текста начинается, когда все приготовления завершены. У каждого есть свой опыт работы над письмом, и различные методы могут быть одинаково успешными. Существует несколько правил, которые следует вы­полнять, и несколько ловушек, которые надо обходить.

Подбор слов. Люди обычно применяют один набор слов для ведения бе­седы, а другой - когда излагают свои мысли письменно. Это вполне объяс­нимо. Ведь в беседе слова дополняются тоном голоса, мимикой и жестами.

При чтении читатель лишается всей этой невербальной информации. Таким образом, пишущий должен быть более требовательным к себе при выборе слов.

Вместе с тем деловое письмо не терпит витиеватого литературного оформления текста: оно должно быть ясным, понятным, экспрессивным. Мож­но посоветовать пишущему следовать нескольким правилам подбора слов.

- Используйте больше глаголов в форме активного залога (старайтесь меньше использовать причастий и деепричастий). Как известно, глагол обознача­ет действие, а причастие - признак предмета: Кто-то делает что-то Что- то сделано кем-то. В первом случае глагол употребляется в активном залоге, во втором - в форме причастия. Глагол активного залога создает яркие, запоминаю­щиеся ощущения. «Я подготовил доклад!» - в этой фразе нарисована целая кар­тина упорной работы человека над созданием сложного произведения. Однако если мы прочитаем «Доклад был подготовлен мною», то увидим, что подчеркива­ется лишь субъект деятельности - доклад. Впечатляющей картины не создается.

Кроме того, во втором случае увеличилось количество слов, текст стал длиннее, а одно из требований, предъявляемых к деловому письму, - краткость.

- Подыскивайте конкретные, а не абстрактные имена существи­тельные.

- Умеренно насыщайте текст наречиями, причастиями, деепри­частиями.

- Подбирайте короткие слова, т. к. обилие многосложных слов за­трудняет и замедляет чтение.

Стиль. Когда мы пишем, у нас возникает желание рассказать читателю о каких-то событиях или предметах на понятном ему языке. Мы не только под­бираем нужные слова, но и объединяем их в предложения так, чтобы как можно лучше донести до читателя смысл фразы. Кроме того, мы соединяем предложе­ния в группы, получая логически связанные синтаксические единства.

Грамматически предложение - это последовательность слов, выражающая законченную мысль. Оно бывает коротким, длинным и очень длинным. Человек, не умудренный опытом делового письма, имеет тягу к длиннотам, чем вызывает не­удовольствие читателя. Сегодня в популярной прессе, которую читают все, незави­симо от возраста и уровня развития, предложения создаются из 12-14 слов. В текстах по экономическим вопросам, а также по проблемам управления опти­мальный объем предложения - 18-20 слов. Установлено, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него возникает желание вер­нуться назад и перечитать фразу еще раз. Здесь следует подчеркнуть, что цифры 18-20 слов являются средними. В тексте могут быть фразы и в 30 слов. Стремление к одинаковым по длине фразам вызывает у читателя раздражение монотонностью конструкций. Кроме того, люди даже при чтении документов склонны лучше вос­принимать простые предложения. Однако текст нельзя лишить и сложных пред­ложений. При этом пишущий должен помнить, что в предложении должна быть заключена только одна мысль - тогда будет легче воспринять написанное.

Требования к связному тексту:

- в одну фразу нельзя включать слишком много информации;

- вся информация в тексте должна быть объединена одной темой;

- фразы должны быть компактными;

- необходимо «одушевлять», т. е. иллюстрировать и пояснять, даже самую сухую информацию.

Редактирование и оформление.

Полезные советы:

1. После завершения письма прочитайте внимательно весь текст.

2. Определите среднее количество слов в предложении (если эта цифра близка к 18 - все нормально).

3. Определите общее количество имен существительных. Определите число абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.

Короткие слова должны преобладать над длинными.

После просмотра проведите тщательное редактирование текста, обратив

внимание на точность выражения и ясность при восприятии, проверьте текст на соответствие грамматическим, орфографическим, пунктуационным, лексиче­ским, стилистическим нормам.

Сверьте цифровой материал, проверьте таблицы, сноски, цитаты. Оформление. Внешний вид делового письма создает у читающего первое

впечатление: составленный вами документ влияет на ваш вербальный имидж. Поэтому нужно обратить внимание на такие детали:

- наличие полей справа, слева, сверху, снизу;

- выделение абзацев в тексте;

- четкий и понятный заголовок;

- хорошее качество печати.