18. Первичные учетные документы

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 вышеперечисленные формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.

Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, подчиненных этим ведомствам, однако если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут ее использовать.

Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи. В ряду основных требований к форме первичного документа следующие:

1) достоверность описания единичных фактов хозяйственной жизни организации;

2) неизменность структуры документа в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны;

3) недопустимость двусмысленности толкования содержащейся в документе информации;

4) кодирование сообщения для удобства обработки и обеспечения безопасности информации;

5) обеспечение необходимой достоверности, точности и понятности сведений измерителями информации, содержащейся в документе (денежными и/или натуральными).

6) недопустимость дублирования других документов;

7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;

8) обеспечение удобства формы документа для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ);

9) использование единой формы для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные);

10) своевременное составление.

Очевидно, что нормативное регулирование первичной документации отсутствует в тех сферах деятельности организации, которые специфичны для отдельного хозяйствующего субъекта. В этих направлениях компаниям предоставлена значительная свобода в разработке и применении первичных учетных документов. Кроме того, в случае необходимости унифицированные формы по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и прочие могут быть дополнены формами, разработанными на предприятии, если они не обеспечивают потребности учета и управления в информации.

При разработке форм первичных учетных документов следует учитывать положения ст.9 Закона о бухгалтерском учете, п.2 которой гласит: первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы; кроме того, затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и налогового учета);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Пересмотр неунифицированных форм первичных учетных документов целесообразно производить не реже одного раза в несколько лет и в обязательном порядке при модернизации или развитии производства, расширении или переориентации финансово-хозяйственной деятельности.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.

В п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ указывается, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в указанном пункте.

Разрабатывать формы собственных первичных документов по учету хозяйственных операций можно, ориентируясь на формы, утвержденные Госкомстатом, путем включения в эти образцы дополнительных реквизитов. Формы первичных документов, разработанные организацией, необходимо утвердить в учетной политике.