Система внутренней отчетности

По нашему мнению, целесообразно построить систему внутренней отчетности по центрам ответственности организации. Под центром ответственности принято понимать структурное подразделение, возглавляемое руководителем, контролирующим в определенной для данного подразделения степени затраты, доходы и средства, инвестируемые в это подразделение.

В центре затрат руководитель отвечает лишь за понесенные расходы. Центры ответственности по расходам располагаются в сфере управления производством, техническим обеспечением и ремонтом и представляют собой, обычно, отдельные цеха. По показателям затрат строится и внутренняя отчетность подразделения - измерение других результатов деятельности невозможно или нецелесообразно.

Руководитель центра прибыли отвечает за доходы и затраты своего подразделения. Центры прибыли располагаются в сфере управления финансами и экономикой организации и совпадают со структурными подразделениями, занимающимися этими проблемами. Отчетность этих центров ответственности предназначена для определения прибыли от их деятельности за каждый период и выявление резервов ее повышения.

Центры ответственности по доходам включают управление маркетингом и коммерческое управление организации. Руководители этих подразделений отвечают за доходы и дают отчет о получаемых доходах, не обращая внимания на понесенные издержки, так как они практически неуправляемы в данной сфере.

Наконец, центры инвестиций - это подразделения предприятия, руководители которых контролируют свои затраты и доходы, а также следят за эффективностью использования средств, инвестированных в их подразделения. Центры инвестиций включают управление техническим развитием и управление по работе с персоналом.

Четкое определение состава центров ответственности позволяет более результативно внедрять сквозную систему внутренней отчетности на предприятии.

Периодичность внутренней отчетности определяется только динамичностью деятельности каждого центра ответственности и сроками принятия управленческих решений.

Вся внутренняя отчетность для достижения ее максимальной эффективности должна строиться на определенных принципах подачи информации, к которым (в общем виде) можно причислить:

- адресность и конкретность отчета;

- оперативность;

- возможность выявления на основе данных отчета динамики содержащихся в нем показателей (в форме могут присутствовать не только отчетные, но и расчетные данные: темп роста, темп прироста, динамика структуры затрат, доходов, прибыли и т.п.);

- относительная стабильность формы отчета;

- сопоставимость отчетных данных с данными планов (бюджетов).

Последнее требование особенно важно вследствие того, что отчет о фактической хозяйственной ситуации в подразделении в отрыве от плановых величин несет гораздо меньшую смысловую нагрузку, чем во взаимоувязке с ними.

В свете этого при разработке форм внутренней отчетности большое значение приобретают структурные характеристики соответствующих бюджетов подразделений и предприятия в целом.

Примерная система бюджетов предприятия предложена в Методических рекомендациях по реформе предприятий (организаций), утвержденных Приказом Минэкономики России от 01.10.1997 N 118.

Внутренняя отчетность в целом должна способствовать проведению аналитической работы на предприятии и принятию управленческих решений по следующим основным направлениям.

В зависимости от уровня пользователя внутренней отчетности форма ее должна изменяться: руководители низового звена получают наиболее детальные отчеты о подразделении, находящемся в их ведении; чем выше статус пользователя, тем более общие сведения содержатся в поступающей ему внутренней отчетности и тем шире круг подразделений, участвующих в ее формировании. Это связано с уровнем управленческих решений, которые приходится принимать внутренним пользователям отчетности. Чем ближе характер решений к стратегическому, тем обобщеннее исходные данные, и наоборот - чем более выражена тактическая составляющая управленческого решения, тем детальнее информация.