требования к оформлению реквизитов документов.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром. В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается, например: «договор», «протокол», «приказ».

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.

Государственный герб РФ. Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Код документа. Указывают по общегосударственному классификатору «унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации – адресанта. Оно дается в полном и сокращенном виде, например: российская академия наук – РАН, ростовский государственный университет – РГУ.

Название зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово в кавычках и собственные имена: «дженерал моторс», фирма «Сони».

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам министерства связи России.

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год – 20.04.90

Адресат. Реквизит «адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда. (Наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес).

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Заголовок содержит две основные части – тему и действие, которое производится или должно быть произведено:

- о подготовке проекта договора.

- об организации института современных технологий и управления.

Заголовок не должен превышать 2 строк. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст состоит из 2 частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения. Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, выводы, просьбы. Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения. Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку: уважаемые господа! господа! уважаемый господин директор!

Заключительная форма вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, отделяясь дополнительным интервалом: С уважением…

С глубоким уважением…

С пожеланиями успехов…

Подпись.

- главный инженер подпись Е.Н. Булгаков

отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать гос. Стандартам по оформлению и расположению на бланке. Соблюдение этих требований не только придает официальный статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам пис. связи.

В составлении оформлении деловой документации необходимо обратить внимание на то, что в официально-деловой речи имеет место к утрате личного местоимения Я. (прошу, мною выполнено).

В характеристике необходимо в каждом абзаце повторять фамилию и инициалы лица, на кот. она составлена.

Некоторые элементы административного, речевого этикета требуют особого рассмотрения:

-наиболее распространенными формами обращения явл. «уважаемый», «уважаемая».

-знак восклицания придает особое значение, поэтому он и рекомендуется. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер.

-включение в формулу обращения фамилии адресата, придает тексту документа вежливо – официальный оттенок.

-умение пользоваться личными местоимениями 3 лица ед.ч. – он, она. Данные местоимения могут стать средством обезличивания и фамильярности.