38. Языковые формулы официальных документов

Языковые формулы официальных документов. Особенность языка и стиля официальных бумаг - использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приведенные ниже примеры представляют собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания

документа: В подтверждение нашей договоренности . . . В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем). . .

В соответствии с письмом заказчика . . . В порядке оказания помощи прошу Вас. . . В ответ на Ваш запрос сообщаем . . . Ссылаясь на Ваш запрос от . . . Согласно постановлению правительства. . . На основании нашего телефонного разговора . . .

Языковые формулы, выражающие причины создания

документа: Ввиду задержки получения груза . . .

По причине задержки оплаты . . .

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями . . .

В связи с нарушением срока поставки . . .

Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на. . .

Учитывая увеличение спроса на продукцию . . .

Ввиду особых обстоятельств . . .

В связи с завершением работ по.

В связи с проведением совместных работ . . .

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес . . .

В целях увеличения товарооборота . . .

В целях упорядочения работы структурных подразделений института . . .

В целях расширения спектра образовательной деятельнос­ти университета . . .

Во исполнение постановления Ученого совета университе­та . . .

Во избежание конфликтных ситуаций . . .

Для согласования спорных вопросов. . .

Взятые организацией гарантийные обязательства утра-. тают свою силу с. . .

Языковые формулы, выражающие предложение

По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы . . .

В ответ на Ваш запрос на. . . мы предлагаем Вам . . .

Наша компания рассматривает возможность сотрудниче­ства с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок . . . региона

Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес . . .

Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из. . . на условиях. . .

Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем по­ставить Вам . . .

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представ­ляется возможным, поскольку. . .

Мы не можем предоставить интересующую Вас информа­цию, так как. . .

Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия. . .

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установ­ленному сроку по следующим причинам. . .

Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи с. . .

Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ

Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности . . .

Обязать руководителей всех подразделений института. . .

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на. . .

Назначить расследование по факту . . .

Изыскать дополнительные возможности для . .

Утвердить Временное положение об Институте современ­ных технологий управления.

Обеспечить доставку комплектующих не позднее . . .

Языковые формулы, выражающие сообщение,

уведомление

Сообщаем, что . . .

Извещаем Вас о том, что . . .

Ставим Вас в известность о том, что. . .

Считаем необходимым поставить Вас в известность о . . .

Докладываю о . . .

Довожу до Вашего сведения, что. . .

Организация извещает о. . .

Нам приятно сообщить (Вам), что . . .

Сообщаем к Вашему сведению, что . . .

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии

Гарантируем, что . . .

Безопасность гарантируется. . .

Конфиденциальность информации обеспечена. . .

Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки . . .

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом, (вид гарантии). . .

Помимо языковых моделей и синтаксических конструк­ций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный. . . ; наиболее важный,. . ; наилучший результат. . . ; оказать помощь. . . ; произвести проверку. . . ;руководство счи­тает возможным. . . ; организация не возражает. . . ; обеспечить выполнение. . . ; создать необходимые условия. . . ; оптимальное решение. . . ; вероятные сроки. . . ; подтвердить получение. . . ; сообщить данные. . . ; подготовить к отправке. . . ; в дополне­ние к вышеуказанному. . . ; в сложившихся обстоятельствах. . . и т. д.

Для согласования вопросов участия ,. .

С целью ознакомления с . . . просим выслать . . .

Главная информация документа излагается с помощью гла­гольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:

сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извеща­ем, уведомляем; предложение: предлагаем;

просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, наста­иваем, приказываю, постановляю;

подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, за­являем, объявляем;

обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем:

напоминание, предупреждение: напоминаем;

отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;

выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование [36, 30-31].

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражаю­щих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК» предлагает. . . ; ООО «Ро-сэл» гарантирует. . . ) и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют. . . ). Если автор документа - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить. . . ; предлагаю провести. . . ; довожу до Вашего сведения. . . ) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас. . . ; рады сообщить Вам. . . ).

Чаще других в текстах документов встречается глагол про­сить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы.

письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т. д.

Прошу выделить мне путевку. . .

Прошу разрешить перенос сроков проведения учебно-произ­водственной практики. . .

Прошу пресечь неправомочные действия коменданта общежития. . .

Просим выслать каталоги Ваших новых изделий. . .

Просим немедленно погасить задолженность за 1999 год. . .

Такую употребительность и многофункциональность гла­гола просить специалисты объясняют этикетными требовани­ями к языку деловых бумаг и психологическими законами де­лового общения — всегда легче выполнить действие, выражен­ное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания.

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения

Прошу рассмотреть возможность,. . Прошу изыскать для нужд организации. . . Обращаемся к Вам с просьбой. . . Прошу Вас направить в мой адрес. . .

Убедительно прошу решить вопрос о. . . Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. . .

Приказываю создать комиссию в составе. . .

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает . . .

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы долж­ны. . .

Организация уведомляет Вас о том, что . . .

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что. . .

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о