2.3.1. Основные сведения о наличных денежных средствах

Налично-денежный оборот – это совокупность платежей наличными деньгами. Сфера применения наличного оборота по сравнению с безналичным оборотом ограничена. Налично-денежный оборот используется, когда оборачивающая стоимость невелика; в основном, его использует население; на предприятиях он используется, в основном, для оплаты труда.

Правильная организация оборота наличных денег имеет народнохозяйственное значение, так как она влияет на размер денежной массы в обращении и на скорость обращения денег, а также отражает издержки по ведению кассовых операций. Предприятия производят операции с наличными денежными средствами в соответствии с директивными документами, в соответствии с которыми они могут иметь в кассе наличные средства в пределах лимита. Наличные денежные средства для выплаты заработной платы и для производства других аналогичных платежей получают в банке, при условии наличия денег на счету. При наступлении сроков выдачи таких денег, требования могут удовлетворяться только наличными средствами; лимиты остатков при этом согласовываются с банком. Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам; сверх лимита можно получить денежные средства для выдачи заработной платы, пособий, стипендий, пенсий в течение 3-х дней после поступления срока их выдачи. Неизрасходованные, выданные под отчет, деньги должны быть возвращены в банк также в течение 3-х дней, для этого необходимо предоставлять в банк отчеты об израсходованных средствах.

Кассовые операции оформляются типовыми документами; принимаются и выдаются пригодные для использования деньги; поврежденные купюры сдаются в кассы банков. Прием наличных денег осуществляется с помощью приходных кассовых ордеров, на которых должна стоять подпись главного бухгалтера или уполномоченного лица и печать кассира. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим документам (платежные ведомости, заявления на выдачу, счет и др.). Документы на выдачу наличных денежных средств подписываются руководителем и главным бухгалтером банка, или уполномоченными ими лицами.

Все поступления и выдача наличных денежных средств учитываются в кассовой книге; где приводится смета, нумерация страниц, указывается количество листов, заверенные подписью главного бухгалтера. Записи ведутся через копирку в 2-х экземплярах, вторые экземпляры служат отчетом кассира. Записи делаются сразу, в конце дня кассир выводит остаток на следующий день и отдает его в бухгалтерию с приходными и расходными документами. Кассовые книги могут вестись «автоматическим» образом, т.е. с помощью определенных автоматических устройств.

Для осуществления наличных операций каждое предприятие обязано иметь специально оборудованную кассу. Деньги хранятся и находятся в несгораемых или специальных шкафах, которые вечером опечатываются. Если деньги не принадлежат предприятию, то их нельзя хранить в кассе. Кассир несет полную материальную ответственность за хранящиеся денежные средства в банке и на предприятии. Если на предприятии большой объем выплат, то кроме кассира, согласно отдельному приказу, операции по приему-выдаче наличных денежных средств могут производить и другие лица, на которых распространяются все правила, установленные для кассиров.

Для контроля за деятельностью «кассовых» работников проводятся внезапные ревизии кассы (не реже 1 раза в квартал) с полным пересчетом всех денег и других ценностей; ревизии проводятся ревизионными комиссиями. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возложена на руководителя предприятия, главного бухгалтера и начальника кассовой службы.