38. ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации.

Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся на предприятии системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем.

Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности.

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен плохой продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.

Измерение объема документооборота интересно на уровне отдельных подразделений, для чего можно составить матрицу с приведенной ниже примерной структурой.

Пример.

Эта матрица позволяет выявить наиболее загруженные в информационном обороте службы организации, и ее данные могут стать основанием для более детального анализа форм и номенклатуры используемых документов с целью их упрощения и оптимизации.

Интересен также анализ сложившейся системы документооборота с точки зрения распространения информации по вертикальным и горизонтальным каналам коммуникаций. Вертикальными принято называть информационные потоки, направленные как вниз по иерархической лестнице организации - от руководителя к исполнителям различных уровней, так и вверх - обратная связь исполнителей с инстанцией, дающей распоряжения. Горизонтальные информационные каналы предназначены для обмена информацией между различными несоподчиненными подразделениями. Здесь целесообразно обратить внимание на возникающие перед информационным потоком преграды, искажения вследствие неэффективной или необоснованной фильтрации данных.

Так, степень шумов в информационных каналах, создаваемых вследствие наличия преград на пути движения документированной информации, можно косвенно оценить по запаздыванию документов, например проанализировать, насколько актуальна информация, получаемая руководителем о событиях в низовом звене, получаемая с опозданием на несколько часов или дней; может ли быть принята как руководство к действию в отделе снабжения информация, полученная от отдела сбыта и содержащая претензии заказчика к качеству исходного сырья, или новая партия сырья такого же качества уже закуплена и т.д.

Фильтрация информации, которая всегда присутствует при ее прохождении, связана с субъективными характеристиками исполнителя, формирующего тот или иной документ. Поэтому если форма документа, подлежащего заполнению, допускает двойственность отражения информации, это создает опасность того, что личные представления исполнителя о существенности сведений о хозяйственной операции будут доминировать над объективной потребностью в информации. Тогда пользователь данных получит не достоверную и достаточную информацию о ситуации, а изложение субъективного представления о ней. Если такие случаи имеют место в организации, необходим пересмотр форм документов, допускающих неэффективную фильтрацию информации: реквизиты должны быть сформулированы таким образом, чтобы их заполнение не допускало вариативности.

Наконец, если система документооборота на предприятии автоматизирована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эффект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения документов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осуществление документооборота, степень высвобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.

В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекомендуется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 26.09.1995 N 56. Приведем отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную: