41. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Первичные документы, являющиеся единственным основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в учете, должны храниться особенно тщательно, так как их отсутствие влечет негативные последствия в отношениях с контрагентами, собственниками, работниками, контролирующими органами.

Если документы по каким-либо причинам утрачены - пропали или погибли, руководитель организации должен принять необходимые меры по их восстановлению.

Порядок действий в подобной ситуации определен Положением о документах и документообороте.

Во-первых, при установлении факта отсутствия документа руководитель должен назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документа. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Приказ о создании комиссии может выглядеть следующим образом:

Пример.

20 ноября 2001 г. ООО "Темпера"

Приказ N 23

В связи с выявлением факта отсутствия в организации документов на отгрузку партии продукции ЗАО "Грин" за 17 января 2001 г. приказываю:

1) назначить комиссию по расследованию причин отсутствия документов в составе:

председатель комиссии: Долганов П.В. - главный бухгалтер;

члены комиссии: Петрашевский Д.О. - начальник отдела продаж;

Симонова Н.Д. - помощник бухгалтера;

2) комиссии в 15-дневный срок с момента подписания настоящего приказа выявить причины утраты документов и принять меры к их восстановлению;

3) ответственность за исполнение приказа возложить на председателя комиссии Долганова П.В.

Генеральный директор _ /подпись/_ Головин А.Д.

Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение пропавших документов.

После выявления причин утраты документов следует этап их восстановления; в случае, приведенном в нашем примере, необходимо обращение к контрагенту с просьбой помочь в восстановлении утерянных документов.

Контрагенту может быть направлено письмо следующего содержания:

Пример.

Генеральному директору ЗАО "Грин"

Синтепонову З.Б.

исх. N 118 от 27 ноября 2001 г.

17 января 2001 г. нами была отпущена ЗАО "Грин" партия готовой продукции. К сожалению, документы на отпуск продукции на сторону нами утрачены. Прошу оказать помощь в восстановлении документов и выслать дубликаты имеющихся у Вас экземпляров этих документов.

Заранее благодарен за помощь.

Генеральный директор _ /подпись/ _ Головин А.Д.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации, если таковая имеется.

Форма акта свободная, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение, о результатах расследования; к акту должны прилагаться объяснительные записки опрошенных ответственных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Очевидно, что установленная процедура достаточно трудоемка и зачастую не соблюдается на практике. Если пропажа документов обнаружена в течение отчетного периода, к которому они относятся, принято выписывать утраченный документ заново, избегая формальностей. Однако если создавшееся положение не позволяет избежать процедуры восстановления, лучше провести ее по всем правилам, чтобы документы не были в дальнейшем признаны недействительными.