Прочие нарушения, выявляемые при ведении кассовых операций

Недостачи (излишки) в кассе. Снятие фактического остатка денежных средств в кассе производится при любой проверке финансово-хозяйственной деятельности организации. Обращаем внимание читателей, что хранение в кассе учреждения наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещено (п.

Заметим, в соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, признаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения. В случае их выявления ревизор затребует у кассира письменное объяснение о причинах их возникновения. При обнаружении недостач в особо крупных размерах будет поставлен вопрос об отстранении кассира от исполнения его обязанностей до окончания проверки с последующим сообщением в правоохранительные органы.

Все остальные нарушения, выявляемые в ходе проверок ведения кассовых операций, связаны с ненадлежащим оформлением первичных учетных документов. В их числе:

- применение неунифицированных форм, не регламентированных Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета";

- наличие исправлений в кассовых ордерах (нарушение п. 19 Порядка ведения кассовых операций);

- наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге (нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций);

- отсутствие разрешительных надписей на расходных кассовых ордерах (напомним, что согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций разрешительная надпись необязательна только в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах она уже имеется).

Пример.

В ходе проверки органами Росфиннадзора порядка ведения учреждением кассовых операций были выявлены нарушения в оформлении первичных кассовых документов. А именно:

- в расходном ордере N 48 от 02.02.2010 нет подписи руководителя организации;

- в расходном ордере N 69 от 15.04.2010 получатель денег под отчет не проставил дату получения денег;

- в расходном ордере N 108 от 02.06.2010 не указана цифрами сумма операции и корреспондирующий счет.

Все перечисленные ошибки являются нарушениями Порядка ведения кассовых операций, но не влекут за собой применения к организации штрафных санкций, однако ревизор в акте проверки их обязательно зафиксирует. Исправить их достаточно просто. Для этого необходимо заполнить недостающий реквизит: поставить подпись руководителя, указать сумму расходного ордера цифрами, а также корреспондирующий счет.

Трудности могут возникнуть лишь в том случае, если получатель денег по расходному ордеру N 69 уже уволился, поэтому не может проставить дату получения денег. Тогда необходимо собрать косвенные доказательства факта выдачи ему денежных средств. Таким доказательством может быть копия авансового отчета получателя денег, в котором указана дата выдачи денег под отчет. Ее нужно приложить к неверно оформленному расходному кассовому ордеру.

В остальных первичных учетных документах исправления допускаются. Ошибки в журнале операций "Касса" можно исправлять только строго по правилам, которые приведены в п. 4 Инструкции N 148н, в зависимости от периода их обнаружения.

Нарушения при отражении операций на счетах бюджетного учета. Порядок учета кассовых операций регламентирован п. 104, 105 Инструкции N 148н, в соответствии с которыми прием кассой и выдача из нее денежных средств отражаются на счете 201 04 000 "Касса".

При проверке кассовых документов может быть выявлена следующая ошибка. В нарушение п. 106 Инструкции N 148н поступление в кассу учреждения и выдача из нее денежных средств отражаются без использования счета 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств". В соответствии с п. 181 Инструкции N 148н в момент подачи заявки на получение наличных денежных средств и списания их с лицевого счета данный счет должен корреспондировать со счетами 1 304 05 000, 2 201 01 610 по дебету, а при поступлении наличных денег по банковскому чеку в кассу учреждения - по кредиту.