Документы и их функции. Правила оформления документов

Документ - это текст, управляющий действиями лю­дей и обладающий юридической значимостью.

Предметная точность документа - это точность факта или явления. Помимо этого, к документу предъявляется тре­бование коммуникативной точности.

Процесс унификации и стандартизации охватывает все уровни деловых документов - от оформления до языка. Уни­фикация (единообразие) необходима для сокращения количе­ства документов, типизации их форм, удобства работы с ними. Стандартизация - форма юридического закрепления унифи­кации: для каждого вида документов существуют свои правила оформления, предусмотренные государственным стандартом - ГОСТом. Все это позволяет моделировать шобой документ с использованием типовых блоков, которые представляют собой клишированные части текста (представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа, который вклю­чает три главных параметра: набор реквизитов, их последова­тельность и расположение.

Информацию в документе несут все элементы оформле­ния текста - реквизиты - это обязательные информационные элементы документа, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте - первые три в верхней части, а послед­ний - в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

Построение текста документа тоже имеет свои схемы.

Трафарет (или образец-матрица), д^ля которого характер­ны следующие параметры: а) набор реквизитов; б) их после­довательность; в) их расположение на листе или бланке. Для таких документов существуют готовые бланки (доверенность, справка, договор).

Тексты-аналоги. Среди них могут быть образцы-модели, в которых фиксируют первые два параметра (заявление), и обра­зец-схема - только первый (объяснительная записка).

Линейная запись - запись, обладающая самостоятельно­стью в оформлении мысли (автобиография, заявление, объясни­тельная записка, инструкция).

Анкета - перечень ответов на заранее поставленные во­просы.

Таблица - совокупность данных, представленная в циф­ровой или словесной форме и занесенная в графы таблицы (табели, расписания).

8.4.