Деловая документация

Формирование официально-деловой письменной речи ВО всех ЯЗЫКОВЫХ культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

К служебной информации предъявляются общие требования:

- достоверность (объективность);

- актуальность (необходимость, новизна, своевременность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации).

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В дело­вом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссыл­ка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юриди­чески. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования - создание документа. В социальном плане лю­бой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные обществен­ные и личные потребности.

Слово документ происходит от латинского слова documentum (до­казательство, свидетельство). В русский язык слово вошло в Петровскую эпо­ху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:

1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства - документ эпохи).

Определение служебный документ разграничивает две сферы об­щественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные до­кументы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно­организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму.

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление за­креплены в государственном стандарте «Организационно-распорядительная документация. Основные положения».

Среди функций документа выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, по­скольку порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между от­дельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, в научно-технической докумен­тации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, от­четные, организационно-распорядительные документы и др.), специально со­здаваемые для целей управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения право­вых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют зако­нодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в каче­стве судебного доказательства это может быть любой документ;

- функция исторического источника: документ выступает в качестве источ­ника исторических сведений о развитии общества.

Личные документы

Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, ад­ресованный организации или должностному лицу учреждения.

1. Расположение частей заявления:

1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

2) фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него;

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) текст заявления пишется с красной строки;

5) дата ставится слева; подпись - справа.

Оформление наименования адресата: если оно представляет собой назва­ние организации, то ставится в именительном падеже; если это название долж­ностного лица - в дательном падеже.

2. Клишированные формы:

1) просьба выражается: Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т. п.). Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т. д.);

2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).

1. Расположение частей доверенности:

1) наименование документа пишется в центре строки;

2) текст начинается с красной строки;

3) дата - слева, подпись - справа;

4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заве­рить документ.

2. Клишированные формы:

Кто? + доверяю + кому? инфинитив {получить, управлять, представлять мои интересы).

Распорядительные документы

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторы­ми центральными органами коллегиального управления в целях разреше­ния наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, госу­дарственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Приказ - является самым распространенным видом распорядительно­го документа, применяемого в практике управления. Он издается для регу­

лирования отношений по основным вопросам, а именно: по вопросам внут­ренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам созда­ния, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. и. документов, требую­щих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Структура и содержание распорядительного документа

1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О ме­рах... и т. п.

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть - это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Не­редко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. при­водятся все выходные данные. Констатирующая часть необязательна, она мо­жет и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных документах, а потому излагается в повелительной форме. В зависимости от ви­да документа она начинается словами: постановляет - в постановлении; ре­шает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложе­ния его текста.

Постановляющая часть. Если предполагаются различные по характеру действия коллективного органа и нескольких исполнителей, эта часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывают­ся исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное долж­

ностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель ука­зывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно. Например: Ди­ректорам заводов...; Руководителям архивов... Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: Кому? что сделать? - подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т. д.

К административно-организационным документам относятся: пла­ны, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры и др. На примере кон­тракта можно проследить различные языковые особенности, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отымен­ных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимуществен­ное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.

Контракт, или договор, - соглашение двух или более сторон, на­правленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

В административно-организационных документах широко применяется рубрицирование, необходимое при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта.

К информационно-справочным документам относятся справки - доку­менты, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и собы­тий.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения состави­теля. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где изла­гаются факты или описывается ситуация, и рекомендательная, где автор записки высказывает свои соображения, дает рекомендации по дальнейшим действиям.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наиме­нование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает доку­мент его составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т. п.

10.2