5.1. Особенности делового письма

Деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами го­сударства, между организациями или внутри них, между орга­низациями и частными лицами в процессе их производствен­ной, хозяйственной, юридической деятельности.

Документ - деловая бумага, оформленная с учетом соот­ветствующих норм и правил, служащая доказательством чего- либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридиче­скую силу.

Особенностью языка и стиля официальных бумаг является активное использование шаблонных, стандартных языковых оборотов, так называемых языковых формуя (клише), позво­ляющих с высокой степенью точности отражать регулярно по­вторяющиеся ситуации делового общения. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы.

Начало документа, как правило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, изложение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему, не по­вторяя того, о чем говорится в основной части текста.

В приложении 5 приведены примеры, представляющие собой наиболее распространенное начало стандартного делово­го письма.

Помимо языковых моделей следует отметить также ус­тойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официаль­но-деловым стилем: наименее сложный, наиболее важный, наи­лучший результат, оказать помощь, произвести проверку, ру­ководство считает возможным, организация не возражает, обеспечить выполнение, создать необходимые условия, опти­мальное решение, вероятные сроки, подтвердитъ получение, сообщитъ данные, подготовитъ к отправке, в сложившихся обстоятельствах, в дополнение к вышеуказанному и т.

При составлении текстов деловых бумаг необходимо знать, что с родительным падежом употребляются следующие предлоги: в отношении, во избежание, в целях, в течение, вви­ду, в продолжение, вследствие, в силу, по мере, по причине, при посредстве, сообразно, впредь до ..., касательно.

С дательным падежом употребляются предлоги: соглас­но, вопреки, применительно к ..., в отношении к ..., благодаря.

Выбор предлога в синонимических конструкциях осуществ­ляется с учетом различия в смысловых и стилистических оттенках между ними: с подписью и печатью-за подписью и печатью.

Широко распространенное в настоящее время использо­вание предлога ПО- вместо других предлогов придает высказы­ванию канцелярский характер: информация по учебным заведе­ниям (правильно: информация об учебных заведениях, т. к. ин­формировать о...); получил ответы по интересующим его во­просам {правильно: получил ответы на интересующие его во­просы, т. к. «отвечать на ...»).

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов: при­каз - издается, контролъ - возлагается, цена - устанавливает­ся, доводы - веские, рентабельность - высокая, низкая и т. и.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, используемых в деловых письмах. Сокращения подчиняются определенным правилам.

Например, сокращенно записываются:

- названия единиц измерения (при цифрах): метр - м, тонна - т, ампер -А;

- наименование должностей и званий (при фамилии): за­ведующий - зав., инженер - инж., исполняющий обязанности - и. о., член-корреспондент - чл.-корр.;

- различные обозначения: область - обл., район - р-н (при названии), город - г. (при названии), век, века - в., вв. (при цифрах), год, года - г., гг. (при цифрах), тысяча - тыс., рубль - р., (руб.), то есть - т. е., другой, другие - др., глава - гл. (при цифрах, и так далее - и т. д., таблица - табл, (при цифрах), страница - с.

Сокращенные написания должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо одно и то же слово употреблять в тексте один раз сокращенно, а другой - полно­стью. Например: район и р-н.

Нельзя сокращать обозначения единиц физических вели­чин, если они употребляются без цифр. Исключение состав­ляют единицы физических величин в таблицах и в расшифров­ках буквенных обозначений, входящих в формулы. Обычно в тексте не используется математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минуса следует заменять словом «минус». Не употребляются знаки номера и процента без цифр. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных: к. - карта, л. - лист, п. - пункт.

В деловой речи существует ряд наименований лиц муж­ского пола, к которым нет параллельных соответствий женского рода. К ним относятся:

- административные должностные названия: адвокат, депутат, директор, консультант, эксперт и др.;

- обозначения ученых степеней: доктор наук, профессор, доцент, кандидат наук, академик, член-корреспондент;

- социально-оценочные наименования: лауреат, това­рищ, член партии и др.;

- названия лиц по военным специальностям: воин, капи­тан, офицер и др.;

- слова на -ор, -тор, -ер, -вед, -лог, -граф, -фил: лектор, прозаик, библиофил, языковед и др.

Примечание. В письменной нейтрально-деловой и строго­официальной речи принято грамматическое согласование: наш экскурсовод Иванова.

Слова замминистра, завкафедрой, завкадрами обознача­ют лиц как мужского, так и женского пола, поэтому правильно говорить: Пришла наша завкафедрой Кузнецова, Пришел наш завкафедрой Гаврилов; Прибыла замминистра Петрова, При­был замминистра Иванов.

Задание 1. Укажите те слова и словосочетания, кото­рым свойственна окраска официально-делового стиля.

Вознаградить за труды, нетрудоспособность, жилье, при­водить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищ­ный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, про­водить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответствен­ности, поставить на вид, установленный порядок, единовремен­ное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, про­срочка, ответчик, документация, приветливость, встретить.

Задание 2. Замените предложения разговорного стиля ре­чи соответствующими выражениями официально-делового стиля.

1) Я живу в Томске.

2) Я иду в отпуск с 5 июня.

3) К нам в город приезжает высокий гость с женой.

4) В поликлинике мне дали справку для деканата.

5) Я хочу сказать, что уже начал работу с 5 февраля.

6) На дворе сегодня холодно.

7) Каждый месяц я получаю по восемь тысяч рублей.

8) Я получил ваше письмо и теперь отвечаю на него.

9) Директор фирмы просмотрел деловые бумаги.

10) Нам сказали, что из-за непредусмотренных обстоя­тельств мы должны остаться на работе еще на пару часов.

11) Я попросил декана, чтобы он разрешил мне поехать домой по семейным обстоятельствам.

12) Староста группы повел всех нас в театр.

Задание 3. Напишите заявление с просьбой:

1) разрешить вам академический отпуск;

2) перевести вас с одной специальности на другую в рам­ках одного и того же факультета;

3) предоставить вам возможность пользоваться лабора­торным оборудованием для выполнения дипломной работы;

4) предоставить вам возможность работать в вузе в летний период;

5) разрешить вам поехать домой в другой город по семей­ным обстоятельствам.

В случае затруднений обратитесь к приложению 4.

Задание 4. Раскройте скобки, поставив существитель­ные в нужном падеже.

1) согласно (правило, сделанное сообщение);

2) ввиду (непреодолимое обстоятельство);

3) по (приезд) в город напишите мне письмо;

4) приехать по (окончание) учебы;

5) встретиться по (возвращение) из командировки;

6) в силу (недостаточное освещение);

7) вследствие (непоставки оборудования);

8) вопреки (принятое решение, обещание).

Задание 5. Исправьте ошибки, допущенные составите­лями данных деловых бумаг:

1) Заявление:

Декану экономического факультета ТГАСУ проф.

от студента 1 курса 037

группы

Петренко Н.К.

заявление

Прошу Вас отпустить меня домой для того, чтобы я взял те­плые вещи.

Подпись 2.11.09 г.

2) Объяснительная:

Декану дорожного факультета ТГАСУ проф. Соколову Л.Т. студентки 2 курса 028 группы Афанасьевой М.И.

Объяснительная.

Я, Афанасьева Марина, пропустила занятия с 15.11.09. по 17.11.09. в виду болезни. В больницу я не ходила, потому что на улице было холодно и я боялась еще больше заболеть. Впоследствие я нагоню упущенное.

18.11.09. Подпись

Задание 6. Напишите расписку в получении:

1) денежной суммы в размере 500 рублей на приобретение канцелярских товаров;

2) мультимедийного проектора для использования его на студенческой научно-практической конференции.

Задание 7. Напишите свое резюме (краткая профессио­нальная самоаттестация претендента на какую-либо долж­ность), помня о следующей последовательности изложения:

1) заголовок, 2) общая информация, 3) цель, 4) образование,

5) опыт работы, 6) дополнительные сведения.

Задание 8. Выберите такой тип документа, который был бы вам необходим, чтобы:

1) выиграть конкурс на замещение вакантной должности;

2) оправдать свое отсутствие на работе;

3) продать дачу;

4) получить льготную путевку в профкоме,

5) произвести ремонт оборудования в лаборатории;

6) попросить коллегу получить за вас почтовый перевод.

Слова для справок: заявление, объявление, резюме, объ­яснительная записка, докладная записка, доверенность.

Задание 9. Образуйте глагольные словосочетания (в их терминологическом значении) с данными ниже словами. Составьте предложения.

Образец: акт — составить, предъявить. Члены комис­сии составили акт о списании оборудования.

Акт, благодарность, виза, выговор, договор, заявка, иск, отчет, письмо, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, предупреждение, претензия, приказ, проект, про­токол, расписка, резюме, справка, требование, характеристика.

Задание 10.

Образец: разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в судебном порядке.

Внести высказать выразить заключить за­слушать ..., затребовать ..., обеспечить ..., объявить ..., осуще­ствить предпринять представить продлить произ­вести разрешить рассмотреть совершить соста­вить удовлетворить ...

Задание 11. Разговорный стиль данного текста превра­тите в официально-деловой стиль.

Извещение

Макеев Петр Иванович! Придите как можно быстрее к на­логовикам. Там Вам выдадут извещения, по которым уплатите за земельный налог и за имущество физических лиц.

Инспектор налоговой инспекции Егорова.

Подпись

Задание 12. Определите тип приведенных деловых пи­сем (извещение, подтверждение, напоминание, просьба, от­вет, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте. В случае затруднений обратитесь к приложению 5.

1) На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобус­ных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту ISO 9001.

2) Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам котельное оборудование.

3) С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в на­шем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение работать у нас.

4) Подтверждаем получение Ваших предложений, изло­женных в письме № 01-05.326 от 15.03.2006.

5) Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16 от 16.03.99 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.99. Просим Вас сообщить состояние работы.

6) Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ондиционеров. Получение просим подтвердить.

7) Просим выслать на наш адрес наложенным платежом комплектущие к двигателю автомобиля Нива (выпуск - 2004 г.).

8) Компания «Авто-Капитал» предлагает шиномонтажное оборудование и балансировочный станок. Высокое качество нашего оборудования поможет избежать многих проблем в ра­боте автосервиса и увеличить доходы вашего бизнеса.

Задание 13. Укажите случаи неправильного или стили­стически не оправданного употребления сокращенных на­писаний. Исправьте предложения.

1) Томский манометровый з-д просит выделить кредит на приобретение нового эл. оборудования.

2) Сообщение ин-pa Петрова о дефектах в рабочих черте­жах на автодороги принять к сведению.

3) Поручить глав, инж-у проектной части ин-та продол­жить работу по экскаватору ЭІІІ-13 в соответствии с заданием.

4) Назначить Гордеева П.И. исполн. обязан, замест. на­чальника сборочного цеха.

5) Рассмотрен протокол техн. совещания при участии зам. дир-ра фирмы Найденова С.Г.

6) Рекомендуем предусмотреть авт. взмешивание жидкого сырья и (по возм.) проработать вопрос об автоматическом дис- танц. управлении.

Задание 14. Дайте толкование слов иноязычного про­исхождения. В случае затруднений обратитесь к словарю, рекомендованному библиографическим списком.

Акциз, акция, аудитор, бартер, бизнес, декларация, диалог, директива, инвестор, индустрия, инжиниринг, квота, корпора­

ция, легитимный, маркетинг, масс-медиа, менеджер, оферта, пиар-акция, претензия, рекламация, рента, реставрация, сек­вестр, спонсор, транзит, холдинг.

Задание 15. Прочитайте предложения, взятые из дело­вых бумаг. Найдите лексические ошибки и исправьте их.

1) Споры доходили до прямых оскорблений во лжи.

2) Пишите ваши инициалы полностью.

3) Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы.

4) На вверенной Вам территории необходимо еще возвес­ти клуб для жителей села.

5) Сим письмом извещаем Вас, что вышепоименованный документ приобщаем к делу.

6) Ваше предложение нам гармонирует.

7) Эти функции поручаются отделам рекламы.

Задание 16 (контрольное). Как правильно написать?

A.

1) обеспечение контроля за исполнением приказа

2) обеспечение контроля оформления приказа

3) контроль за исполнением приказа

4) контроль исполнения приказа

Б.

1) в счетах-извещениях, в счетах-фактурах

2) в счет-извещениях, в счет-фактурах

B.

1) В комплект кухонной мойки входит сливная арматура, сифон и герметик.

2) В комплект кухонной мойки входят сливная арматура, сифон и герметик.

г.

1) экономическо-политические обстоятельства

2) экономико-политические обстоятельства

д.

1) эконом-предложение

2) эконом предложение

3) экономпредложение

Е.

1) В деле построения имиджа главное чувствовать меру.

2) При создании имиджа главное чувствовать меру.

Ж.

1) чек у вас на руках

2) чек у вас в руках

3) чек у вас с собой

3.

1) В кабинет директора вошел секретарь.

2) В кабинет директора вошла секретарь.

3) В кабинет директора вошел секретарь Степанова.

4) В кабинет директора вошла секретарь Степанова.

И.

1) договор о купле-продаже

2) договор на куплю-продажу

К.

«Как мотивировать персонал?» В каком значении употреблено слово «мотивировать»?

1) стимулировать (усиливать деятельность с помощью различных средств;

2) побуждать (склонять, понуждать).

5.2.