1. 3. Этапы (уровни) внутреннего контроля

Сегодня в учреждениях используются различные методики внутреннего контроля. Выделим те, которые понятны и достаточно эффективны. Наиболее общая и универсальная методика предполагает разделение внутреннего контроля по этапам (уровням) осуществления операций (процедур).

┌──────────────────────────┐

│ Основные уровни │

┌────────┤ внутреннего контроля ├──────────┐

│ └─────────────┬────────────┘ │

│ │ │

┌─────┴────────┐ ┌───────┴──────┐ ┌──────────┴────┐

│ Контроль │ │ Контроль │ │ Контроль │

│первого уровня│ │второго уровня│ │третьего уровня│

└──────────────┘ └──────────────┘ └───────────────┘

Контроль первого (операционного) уровня осуществляется непосредственно в подразделении, выполняющем соответствующую операцию, работниками указанного подразделения и включает:

- постоянный контроль (предварительный или текущий) за совершением операций, осуществляемый на протяжении процесса (процедуры) в соответствии с нормативными актами, в том числе с применением средств автоматизации и информационных технологий, исполнителем операций и (или) другими работниками подразделения, которые в соответствии с их компетенцией контролируют операции исполнителя;

- периодические проверки (ревизии) (последующий контроль), запланированные заранее или проводимые (при необходимости) в соответствии с установленными требованиями непосредственно руководителем подразделения, осуществляющего проверяемые операции, и (или) уполномоченными им работниками подразделения;

- представление информации по результатам внутреннего контроля первого уровня руководителю работника, контролирующего операции исполнителя, или руководителю, назначившему проверку, и при необходимости - их вышестоящим руководителям.

Отдельно остановимся на составляющих первого этапа. Предварительный контроль ведется еще до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет являться та или иная осуществляемая учреждением операция. Далее следует текущий контроль в ходе непосредственного проведения операции. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины и принимаются меры по предотвращению нарушений. В ходе текущего контроля как нельзя лучше могут проверяться действия отдельных подразделений и отделов учреждения, добросовестность выполнения работниками своих должностных обязанностей. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению.

Контроль второго уровня производится для устранения недостатков в организации и осуществлении внутреннего контроля первого уровня в подразделении и включает:

- постоянный контроль и (или) периодические проверки (ревизии), проводимые независимыми от руководителя подразделения службами, к компетенции которых относятся вопросы деятельности указанного подразделения (за исключением службы внутреннего контроля), а также лицами, курирующими его деятельность;

- представление информации по результатам осуществления внутреннего контроля второго уровня руководителю подразделения, вышестоящему руководителю или службе внутреннего контроля бюджетного учреждения.

При осуществлении процедур внутреннего контроля, выполняемых на втором уровне, наряду с иными методами контроля может применяться экспертиза, проводимая в рамках предварительного, текущего и последующего контроля по решению руководства.

Контроль третьего уровня производится для независимой оценки внутреннего контроля первого и второго уровней в подразделениях и подготовки рекомендаций по устранению и недопущению в будущем выявленных недостатков в организации и при осуществлении внутреннего контроля и включает:

- постоянный контроль и периодические проверки (ревизии), проводимые службой внутреннего контроля.

- представление информации по результатам постоянного контроля и проверок (ревизий) непосредственно руководителю учреждения и (по его поручению) иным заинтересованным лицам, а также руководителям подразделений, в которых проводилась проверка (ревизия).

Приведенная методика достаточно трудоемка; она применима там, где внутренний контроль поставлен на достаточно высокий уровень. Если в этом нет необходимости, учреждению можно посоветовать иную методику внутреннего контроля, которая включает в основном последующий контроль уже совершенных операций. С целью снижения риска ошибки и возможных злоупотреблений в положении о контроле можно прописать норму о недопустимости совмещения одним лицом функций по санкционированию, исполнению и контролю за совершением хозяйственных операций. Выделим основные этапы упрощенного последующего контроля и их периодичность.

Порядок рассмотрения жалоб и предложений.

Итогом рассмотрения обращения (заявления, жалобы) является письменный ответ заявителю. Он должен содержать обоснованный (со ссылкой на соответствующие требования законодательства, в том числе внутренних документов учреждения, имеющих отношение к рассматриваемому вопросу, а также на фактические обстоятельства) ответ на каждый приведенный заявителем довод. Повторные обращения, заявления или жалобы могут быть оставлены без рассмотрения, если они не содержат новых данных, а все изложенные в них доводы ранее полно и объективно рассматривались, и заявителю был дан полный и исчерпывающий ответ. Обращения, не содержащие сведений о заявителе, признаются анонимными и не рассматриваются службой внутреннего контроля учреждения.

Отчетность по контролю. Без составления отчета не обходится ни одно ответственное мероприятие, тем более внутренний контроль положения дел в бюджетном учреждении. Служба (комиссия) внутреннего контроля представляет руководителю учреждения отчет о проверке подразделений и выявленных нарушениях требований законодательства и внутренних документов бюджетного учреждения. Отчет о проведенных процедурах внутреннего контроля должен содержать следующие сведения:

- об основаниях контрольного мероприятия и сроках его проведения;

- о подтвержденных и иных обнаруженных в ходе ревизии нарушениях;

- об установленных причинах совершения нарушений и виновных в них лицах;

- о предложениях и рекомендациях по устранению нарушений и предупреждению аналогичных нарушений в дальнейшей деятельности бюджетного учреждения.

В случае повторного выявления контролером нарушения (было выявлено ранее, однако не было устранено) он вправе не составлять новый отчет о проверке нарушения.

Заметим, в отдельных учреждениях отчеты составляют не только внутренние контролеры, но и сами исполнители (работники) - о сделанном задень. Возможно, это излишняя трата времени, тем не менее она дисциплинирует работников, у которых есть искушение работать, что называется, спустя рукава. Да и службе внутреннего контроля в таком случае проще отчитаться о сделанной работе как перед руководителем, так и перед внешними ревизорами, ведь сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля входят в приложение к пояснительной записке к годовой отчетности бюджетных учреждений (форма по ОКУД 0503160). Учреждению в обязательном порядке следует указать тип, наименования контрольных мероприятий, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению. Это делается на основании отчетов службы внутреннего контроля учреждения.