1.4. Разработка Положения о расчетах с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами нередко являются основными наличными расчетами в бюджетном учреждении, производящем все иные платежи в безналичном порядке (расчеты с поставщиками и заказчиками, перечисление заработной платы на банковские карточки и т.д.).

При разработке всех разделов следует руководствоваться следующими нормативными документами:

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40;

- Положением об организации наличного денежного обращения, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 19.12.1997 N 47;

- Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;

- Порядком и формами учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н.

Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предписывает учреждениям выдавать средства в подотчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. В зависимости от целей затраты работника различны.

Командировочные расходы:

- расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, оплата сборов;

- возмещение суточных в командировке;

- оплата найма жилого помещения в период нахождения в командировке;

- расходы на оформление загранпаспорта, медицинской страховки, иные сборы.

Хозяйственно-административные расходы:

- расходы на приобретение материальных ценностей;

- почтовые и канцелярские расходы;

- затраты на приобретение ГСМ для служебного транспорта учреждения;

- оплата работ или услуг в пределах предельного лимита расчета наличными.

Далее все тот же п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предписывает установить сроки выдачи подотчетных сумм. Однако для командировочных расходов точный срок определить невозможно, поэтому Порядок ведения кассовых операций в РФ рекомендует начинать отсчитывать срок после того, как работник вернулся из командировки. На хозяйственные расходы денежные средства выдаются в подотчет на срок, установленный с момента выдачи денег (как правило, такой срок составляет от недели до месяца). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. В противном случае работники не получают следующий аванс на расходы, так как выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем из них, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением руководителя бюджетного учреждения. В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные на оплату хозяйственных расходов, список лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, не ограничен.

Обо всех своих расходах работники должны отчитаться. Хозяйственные расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. По служебной командировке к авансовому отчету должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Плюс к этому в самом учреждении должен вестись журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, а также журнал учета работников других организаций, прибывших в учреждение (приложения 2, 3 к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н).

Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а учреждение не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций.

Например, работнику учреждения выданы деньги в подотчет на предстоящие командировочные расходы. Командировка не состоялась, а работник не торопится возвращать деньги. Если работник в добровольном порядке не погашает свою задолженность перед учреждением, то взыскать сумму долга с него можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность (ст.

Сегодня оплата хозяйственных и командировочных расходов посредством банковских карт все больше входит в жизнь учреждений, ведь комиссия за перечисление денег меньше процента за снятие "налички". Даже если карта будет потеряна работником, ее можно восстановить и использовать имеющиеся на ней средства. Кроме того, карту можно пополнить, что удобно, если сотрудник находится в командировке в другом городе. Однако порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами в безналичном порядке пока не урегулирован, а нормативными актами ЦБ РФ не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на карточку. Поэтому остаются риски, связанные с неопределенностью ситуации, но учреждению не стоит теряться. В целях подстраховки в Положении о расчетах с подотчетными лицами нужно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту. При этом лучше, если банковская карта будет оформлена не на сотрудника, а на учреждение. В качестве доказательства целевого использования средств к распечаткам банка следует приложить авансовый отчет работника по израсходованным суммам. Надеемся, что эти меры помогут учреждению отстоять свое право на безналичные расчеты перед ревизорами.