1.5. Разработка должностных инструкций для сотрудников организации

Ведя разговор об организации внутреннего контроля в учреждении, следует заметить, что он всегда начинается с вопроса: кто и за что отвечает на определенном участке учетного процесса? Решение проблемы - в разработке должностных инструкций для специалистов бухгалтерии и других административных отделов учреждения.

Должностная инструкция - это документ, в котором кратко изложены основные задачи, требующиеся навыки и полномочия различных сотрудников организации. Понятие должностной инструкции конкретизировано в Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0: это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Должностная инструкция относится к локальным нормативно-правовым актам работодателя и распространяет свое действие на ограниченный круг лиц. Разрабатывается она, как правило, кадровым работником при непосредственном участии руководителей структурных подразделений. Какие возможности предоставляет должностная инструкция, видно из следующей схемы:

┌──────────────────────────┐

┌───────────┤ Должностная инструкция ├──────────┐

│ └────────────┬─────────────┘ │

▼ ▼ ▼

┌────────┴───────────┐ ┌─────────┴──────────┐ ┌──────────┴─────────┐

│ Дает объективную │ │Помогает обосновать │ │ Исключает │

│оценку деятельности ├──┤ применение мер ├──┤ дублирование │

│ работника │ │ дисциплинарной │ │ действий при │

│ │ │ ответственности за │ │выполнении отдельных│

│ │ │ неисполнение │ │ видов работ │

│ │ │ трудовых │ │ │

│ │ │ обязанностей │ │ │

└────────────────────┘ └────────────────────┘ └────────────────────┘

Данный документ четко регламентирует обязанности работника.

В качестве примера можно привести спорную ситуацию в связи с увольнением работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК РФ). В случае если уволенный по данному основанию работник обратится в суд за разрешением спора, руководителю придется представить должностную инструкцию, чтобы суд мог определить, действительно ли то, за что уволили работника, входило в его обязанности. Если работодатель не представит должностную инструкцию или представит, но не докажет факт ознакомления с ней работника, суд восстановит последнего на работе. Для наглядности приведем Кассационное определение судебной коллегии по гражданским делам Камчатского краевого суда по делу N 33-1232/2009. Рассмотрев дело по жалобе войсковой части на решение городского суда о восстановлении на работе стрелка В ОХР и взыскании в его пользу заработной платы за время вынужденного прогула, коллегия пришла к выводу об отсутствии оснований для отмены уже состоявшихся судебных актов, так как было установлено, что увольнение произведено с нарушением закона: войсковая часть привлекла к дисциплинарной ответственности стрелка за неисполнение обязанностей, которые трудовым договором на него не возлагались. Должностная инструкция:

- помогает оценить результаты трудовой активности персонала и принять верное решение относительно работника - перевести на другую, более высокую должность, отправить на переподготовку, зачислить в резерв или вовсе уволить;

- устанавливает требования для занятия определенной должности (профессионально-квалификационные качества работника, например машинописная скорость или знание иностранного языка, уровень образования, стаж работы и т.д.);

- помогает отказать в приеме на работу лицам, которые не подходят по деловым качествам, если они указаны в инструкции;

- используется при разработке локальных актов по оплате труда, при этом учитываются такие содержащиеся в инструкции параметры, как квалификационный разряд, сложность работ, наличие материальной ответственности и др.

Кроме этого, должностная инструкция помогает обосновать расходы на привлечение сторонних специалистов. Например, учреждение воспользовалось услугами стороннего юриста, имея в штате своего. Затраты на оплату данных услуг оно учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы не согласились с этим и обратились в суд, ссылаясь на необоснованность таких расходов. В этом случае доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного юриста. Тогда будет ясно, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного.

В судебной практике значится немало выигранных благодаря должностной инструкции дел, например Постановление ФАС ВСО от 11.03.2008 N АЗЗ-10018/07-Ф02-747/08, в котором суд удовлетворил заявление о признании незаконным решения налогового органа о доначисления налога на прибыль, пени и штрафов.

Другой пример: критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость для работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350). Таким образом учреждение может обосновать расходы по приобретению мобильных телефонов и оплате услуг операторов связи.

Инструкция должна быть написана простым, понятным языком, положения - сформулированы кратко и четко: чем длиннее фраза, тем больше вероятности появления в ней двусмысленности или противоречия. Отметим, что следует избегать:

- общих формулировок задач и функций, не позволяющих их конкретизировать и понять;

- возложения одних и тех же задач, функций на разных работников;

- отсутствия координации деятельности подразделений, работников: задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласовываются друг с другом;

- нерациональности в распределении функций, когда функции работника определены без учета реального объема работ, и в результате получается либо перегрузка, либо недозагруженность работника.

Если в инструкции изменяются некоторые положения, возникает вопрос: нужно ли уведомлять об этом работника? Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 разъяснил, что, если внесение коррективов в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст.

При составлении должностной инструкции по определенной должности за основу лучше всего взять сведения из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, поскольку он содержит квалификационные характеристики различных должностей, которые в силу его п. 5 включают в себя три раздела:

- должностные обязанности (основные трудовые функции, которые могут быть поручены работнику, занимающему данную должность);

- должен знать (требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, положений, инструкций, методов и средств, которые он должен применять при выполнении должностных обязанностей);

- требования к квалификации (требования к уровню профессиональной подготовки работника, необходимому для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и к стажу работы). Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей (п. 2 Справочника).

Сведения Справочника постоянно обновляются, пополняются и изменяются. В частности, для руководителей, специалистов и служащих в сфере здравоохранения Минздравсоцразвития Приказом от 06.11.2009 N 869 утвердило единый квалификационный справочник, а для руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования единый справочник утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 30.10.2009 N 858.

Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит несколько разделов. Для наглядности представим их в таблице.

Государственные служащие в своей деятельности руководствуются не должностными инструкциями, а должностными регламентами, так как ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" предусмотрено, что профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. Фактически должностной регламент ничем не отличается от должностной инструкции, так как в него входят такие же разделы с небольшим дополнением.

Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. В качестве примера можно назвать:

- Приказ ФСК РФ от 20.02.2007 N 40 "Об утверждении примерной формы должностного регламента федерального государственного гражданского служащего органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ";

- Письмо Рособразования от 29.12.2006 N 17-3-09/164 "О должностном регламенте руководителей образовательных учреждений".

Поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, ее необходимо оформить соответствующим образом. Основные требования к оформлению документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенном в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2006 N 65-ст, и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536.

После разработки должностной инструкции ее нужно представить юристу для проверки на соответствие законодательству. Если в учреждении нет юриста, сделать это может сотрудник кадровой службы. Затем инструкция утверждается руководителем организации. Для этого издается приказ, и на самой инструкции ставятся гриф "Утверждено" и подпись руководителя.

Должностная инструкция вступает в силу после утверждения и действует до ее замены новой. Важным элементом должностной инструкции является лист ознакомления, который составляется в произвольной форме.

После этого надлежащим образом заверенную копию должностной инструкции нужно вручить работнику, а оригинал хранить в отделе кадров.

Схожие положения содержатся:

- в Приказе ФТС РФ от 11.08.2009 N 1458 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации";

- в Приказе ФСИН РФ от 05.06.2008 N 379 "Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы".

Некоторыми актами утверждены типовые должностные инструкции, которые нужно использовать при подготовке их на местах, например:

- приказы МВД РФ от 12.01.1998 N 19 "Об утверждении Типовых должностных инструкций некоторых категорий сотрудников отрядов милиции особого назначения органов внутренних дел Российской Федерации и Типового положения о медицинской части отряда милиции особого назначения (ОМОН) органа внутренних дел Российской Федерации" и от 12.04.1996 N 199 "Об утверждении типовых должностных инструкций по должностям государственных служащих центрального аппарата МВД России";

- Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645 "Об утверждении типовых должностных инструкций работников музеев".