2.4. Анализ состояния внутреннего контроля в сельскохозяйственных организациях

Согласно действующим нормативным документам, а именно правилам (стандартам) аудиторской деятельности в Российской Федерации (17), под системой внутреннего контроля принято понимать совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством организации в качестве средств для ведения эффективной хозяйственной деятельности.

° соблюдения политики (стратегии) руководства,

⁰ сохранности имущества и информации,

° своевременной и достоверной информации.

° соблюдения требований законодательства.

Правильно организованная система внутреннего контроля организации должна включать в себя три составляющие: среду контроля, систему бухгалтерского учета и средства контроля (17).

Среда контроля означает осведомленность и конкретные действия руководства и собственников организации, направленные на установление и поддержание системы коїлроля. Среда контроля может быть выражена в следующих элементах. Политика и стиль управления обеспечивает понимание сотрудниками важность контроля. От руководителей организации в первую очередь зависит создание организационной структуры с четко продуманным разделением обязанностей при учете квалификации и опыта специалистов; соблюдение законодательства; создание специальной контрольной службы в организации. Эффективная деятельность ревизионной комиссии* которая должна контролировать процесс подготовки бухгалтерской отчетности, оценивать соответствие бухгалтерского учета законам и инструкциям. Методы распределения ответственности и обязанностей должны быть отражены во внутренних документах управленческого аппарата. Необходимо иметь правильно разработанные с учетом организационной структуры должностные инструкции сотрудников. Кадровая политика выражается в подборе компетентного и надежного персонала, что позволит обеспечить надежную систему учета, эффективную систему контроля и действенную систему управления организацией.

Средства контроля - это конкретные действия и мероприятия, осуществляемые для достижения следующих целей: достаточное распределение обязанностей, соблюдение разрешенностн операций, правильный учет и документирование операций, обеспечение сохранности активов.

Практика, в том числе наши исследования, свидетельствуют, что на многих сельскохозяйственных предприятиях внутрихозяйственный ко троль

не налажен. Однако при надлежащей его организации можно было бы предотвратить большинство фактов бесхозяйственности и злоупотреблений.

Рассмотрим организацию среды контроля и использование некоторых средств контроля в исследуемых орі'анизациях.

В настоящее время во многих сельскохозяйственных предприятиях Солнечногорского района Московской области нет органа, который бы осуществлял внутрихозяйственный контроль. Даже если и есть приказы руководителей о создании контрольно-ревизионных комиссий, например, как в АОЗТ АФ «Лесные озера», и такая служба создана, то фактической деятельности по несению контрольной функции она не осуществляет. В основном контрольные функции на основании должностных инструкций взяли на себя руководители хозяйств, главные бухгалтеры, главные экономисты, материально ответственные лица и основные специалисты (заведующие фермами, бригадиры полеводческих подразделений, начальники вспомогательных производств)

К сожалению, для определения служебных обязанностей работников аппарата управления в хозяйствах используют типовые должностные инструкции, что в некоторых случаях приводит к бесконтрольности в работе, в других же - к дублированию функций.

Многие из первичных документов используются (и соответственно заполняются) в структурных подразделениях - бригадах, фермах. Часто работники, ответственные за оформление документов, не знают как правильно это необходимо делать. Поэтому бывает, что документы в нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» не содержат некоторые обязательные реквизиты. Например, в большинстве документов не указывается наименование предприятия, а заполняется только графа «подразделение».

необходимы лишь для учета объектов. И, следовательно, при правильно организованном контроле графа «наименование предприятия» представляется не очень важной.

Также в хозяйствах бывают случаи предоставления в бухгалтерию документов без необходимых подписей Причины этому разные: неосведомленность работников о правильности оформления документов, болезнь или отсутствие по другим причинам работника, подпись которого необходима в данном случае Такие (неправильно оформленные) документы должны быть возвращены заполнявшим их лицам для до- или переоформления. Однако из-за недостаточного контроля эти документы остаются в бухгалтерии недооформленными.

Поэтому, чтобы уменьшить или ликвидировать данные нарушения, необходимо проводить контрольные проверки, применять дисциплинарные, административные и другие меры для укрепления трудовой ДИСЦИПЛИНЫ в организации.

Одним из объектов внутрихозяйственного контроля является сохранность и использование материально-производственных запасов. К осуществлению контроля за данным объектом привлекаются руководители хозяйства и подразделений, специалисты - технологи, инженерные и экономические службы, бухгалтеры материального отдела, а также материально ответственные лица.

Сохранность материально-производственных запасов находится в тесной зависимости от условий их хранения. Во всех исследуемых хозяйствах имеются склады для храпения плодово - овощной продукции, запасных частей и других материалов. Текущий контроль за сохранностью и качеством хранящихся на складе запасов осуществляется материально ответственными лицами - заведующим складом, весовщиком. По своим должностным инструкциям они должны своевременно сообщать руководству о неисправностях и техническом состоянии складских помещений для

предотвращения хищений ценностей и порчи сельскохозяйственной продукции.

Основным приемом контроля за сохранностью материально- производственных запасов является инвентаризация. Она проводится обычно выборочно в случаях, предусмотренных Федеральным законом «О бухгалтерском учете». В ходе проведения инвентаризации ценностей, в частности запасных частей, в состав комиссии не всегда входят квалифицированные специалисты, хорошо знающие номенклатуру запасных частей, применяемых в сельскохозяйственном производстве, что затрудняет проведение проверки. Существует и такая сложность: учет запасных частей в бухгалтерии ведется лишь в денежном выражении, возникает необходимость проверки правильности ведения складского учета. Для этого необходимо осуществлять встречные проверки, что трудоемко и на практике фактически не применяется.

Важным вопросом внутрихозяйственного контроля является проверка полноты и своевременности оприходования сельскохозяйственной продукции. Для взвешивания поступающей с поля продукции растениеводства в МУАП «Спасское» применяют давно используемое, а потому не совсем качественное весовое хозяйство. Поэтому возникают случаи недоолриходования, а в последствии хищения продукции. Также потери продукции в хозяйстве происходят в результате некачественной работы комбайнов, жаток, картофелекопалок (контроль за которой должны осуществлять в первую очередь шоферы и комбайнеры, а также специалисты

и бригадиры). Эффективный прием контроля при этом - обследование убранных площадей (для выявления необмолоченных колосьев, неподобранного картофеля), которое позволяет судить о качестве работы уборочно - транспортных аїрегатов и определить потери урожая, допускаемые механизаторами.

Расход материальных ценностей обычно осуществляется на внутрихозяйственные цели и оформляется лимитно - заборными картами и накладными внутрихозяйственного назначения Лимитно - заборные карты, в которых указываются лимиты отпуска материалов в производство, являются средством предварительного контроля. Однако, на наш взгляд, лимитирование как средство предварительного контроля выполняет свои функции только в том случае, если лимит установлен на основе правильно рассчитанных норм при оперативном пересмотре сумм лимита в соответствии с изменениями производственной программы и фактического выпуска продукции по сравнению с планом. Предварительный контроль в данном случае становится действенным только тогда, когда имеется полное соответствие фактического выполнения производственной программы запланированному объему, по которому рассчитывались нормы лимита. Указанные недостатки вызывают необходимость исправлять месячный лимит на материалы для выполнения производственной программы, а также корректировать лимиты с учетом снижения норм расхода материалов

Одной из задач внутрихозяйственного контроля является проверка законности и целесообразности расходования продукции. Так, в хозяйствах имеют место случаи, когда выданное со склада зерно на посев списывают сразу на затраты. В результате определенную часть выданных, но фактически неизрасходованных семян при недостаточном контроле похищают или используют нс по назначению. Поэтому необходимо осуществлять контрольные функции за фактическим расходованием семян и возвратом на склад их остатков.

12Н

Также имеют место хищение кормов (из-за некачественной работы весовою хозяйства), хотя кладовщиками в основном соблюдаются лимиты выдачи кормов, установленные зоотехником и главным бухгалтером.

Ікиїнчие и движение поголовья молодняка на выращивании, взрослого скола на откорме - важный объект внутрихозяйственного контроля на сельскохозяйственном предприятии. Коїгтроль за сохранностью животных в хозяйствах обеспечивают:

•директор, главный зоотехник и главный ветеринарный врач, которые периодически бывают на фермах и наблюдают за осуществлением технологических операций, недопущением травматизма животных, обеспечением их сохранности;

• руководители и специалисты подразделений, которые обязаны повседневно знать количество выбывших животных и причины их выбытия, а также принимать необходимые меры в случае падежа животных или их заболеваний Указанные работники организуют учет движения поголовья и несут ответственность за качественное проведение инвентаризаций и периодическое взвешивание поголовья, а также за своевременность оприходования приплода и прироста живой массы;

•главный бухгалтер и другие работники бухгалтерии должны обеспечивать своевременное рассмотрение итогов проводимых инвентаризаций и правильность отражения в учете их результатов, нести ответственность за достоверность бухгалтерской и статистической отчетности, правильное определение размера ущерба от недостач и своевременное предъявление исков к виновным лицам.

Важнейшим приемом контроля за состоянием и сохранностью поголовья является инвентаризация Этот способ применяется в случаях, установленных законодательством; однако проведение инвентаризации поголовья довольно формально. Во-первых, она производится нс одновременно у всех

материально ответственных лиц, во-вторых, осуществляется только пересчет животных (без сверки их номеров и упитанности, а также без взвешивания).

Однако даже в результате таких инвентаризаций могут быть выявлены отклонения. Возможные причины недостач при этом, обнаруженные в хозяйствах, - несвоевременное оформление падежа, прирезки, внутреннего перемещения животных, а в летний период - утеря животных вследствие халатности работников. Излишки же появляются из-за несвоевременности оприходования приплода, составления фиктивных актов на падеж, списания на реализацию большего количества голов животных, чем фактически реализовано.

Для эффективного текущего контроля также необходимо наладить своевременный первичный учет движения животных. Учетные данные о наличии и движении поголовья регистрируются в книге учета движения животных и птицы, куда должны вноситься данные в течение месяца на основании первичных документов. Однако в хозяйстве первичные документы, как и книга учета движения заполняются нерегулярно и несвоевременно. В результате частично теряется их контрольное значение.

Теоретически, проводя встречные проверки документов, можно выявить некоторые злоупотребления. Например, сопоставление записей в акте на оприходование приплода со схемой выпойки телят поможет выявить неучтенный молодняк. Но практически в бухгалтерии хозяйства таких и подобных проверок не проводят.

По результатам проведенных исследований можно сделать следующие выводы о деятельности и эффективности системы внутрихозяйственного контроля в исследуемых хозяйствах.

Организация внутреннего контроля на предприятиях предполагается посредством выполнения должностными лицами своих обязанностей, указанных в должностных инструкциях. Однако инструкции нс адаптированы

nil

под условия конкретного хозяйства, поэтому одни функции дублируются, другие - не выполняются.

Контрольные функции в хозяйствах в основном выполняют руководитель хозяйства и руководители подразделений, бухгалтерская и экономическая службы, а также основные специалисты.

Из-за ряда причин по разным объектам деятельность и эффективность внутреннего контроля не одинаковы. Так, например, на предприятиях хорошо организован контроль за сохранностью и использованием денежных средств, по другим объектам уровень контроля или низкий, или частично не ведется. Это еще раз подтверждает необходимость акцента на развитие контрольной системы в исследуемых сельскохозяйственных организациях.