7.4. Ошибки и нарушения, выявляемые при проверке персонифицированного учета Пенсионным фондом

Пенсионный фонд во время выездной проверки уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды контролирует документы, связанные с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, предоставлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц (п.

Порядок осуществления проверок Пенсионным фондом приведен в Методических рекомендациях по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п (далее - Методические рекомендации).

В данном подразделе приведены основные ошибки и нарушения, выявляемые в ходе контрольных мероприятий.

Отсутствие регистрации работников в системе пенсионного страхования

Статьей 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" (далее - Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете) предусмотрена обязательная регистрация застрахованных лиц в отделениях ПФР. Оформляя сотрудника, работодатель обязан запросить у него страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. При отсутствии последнего поступающий на работу обязан написать заявление о выдаче ему страхового свидетельства, а также сообщить работодателю все необходимые для оформления свидетельства сведения.

Во избежание ошибок при заполнении анкеты на получение страхового свидетельства кадровый работник обязан проверить соответствие указанных в анкете данных данным паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность физического лица. Ответственность за халатность в данном случае законодательством РФ не предусмотрена, но для учреждения искажение сведений может обернуться неприятностями при сдаче персонифицированной отчетности в территориальные органы ПФР.

В соответствии с п. 12 Методических рекомендаций при проведении контрольного мероприятия представителем территориального органа ПФР на основании представленных списков работников и документов, на основании которых в данной организации ведется кадровый учет, выявляются прошедшие регистрацию и получившие страховые свидетельства работники. Следует учесть, что согласно нормам, изложенным в п. 1 ст. 11 Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете, организация на всех работающих должна представлять индивидуальные сведения о стаже и заработке в органы ПФР. Отсутствие у физического лица регистрации в системе пенсионного страхования не позволяет учесть сведения о его трудовом стаже и заработке для определения ему в будущем трудовой пенсии, а не поданные по данной причине учреждением индивидуальные сведения дают основания судить о недостоверности подаваемых страхователями сведений. Напомним, что в этом случае в соответствии со ст. 17 Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете к учреждению может быть применена финансовая санкция в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР.

При исчислении суммы штрафа в расчет принимаются платежи только в отношении тех застрахованных лиц, сведения о которых не представлены или поданы не в полном объеме (Письмо ПФР от 28.06.2006 N КА-09-26/6784, п. 16 Информационного письма ВАС РФ от 11.08.2004 N 79).

В ходе проверки представителем ПФР будет составлен отдельный список лиц, не имеющих страховых свидетельств. От руководителя организации будут потребованы объяснения причины их отсутствия в письменной форме (п. 12 Методических рекомендаций).

Недостоверность представляемых сведений о выплатах, начисленных в пользу застрахованных лиц

На следующем этапе проверки специалист ПФР обязан проконтролировать достоверность сведений о выплатах в пользу застрахованных лиц, при этом проверяются как выплаты, на которые начисляются страховые взносы, так и выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами.

Неверное определение объекта обложения страховыми взносами.

В 2010 году объектом обложения страховыми взносами считаются выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 7 Закона о страховых взносах). Не относятся к объекту налогообложения выплаты и иные вознаграждения, производимые по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности на имущество (например, продажа имущества), и договорами, связанными с передачей имущества в пользование (например, аренда).

Следует обратить внимание и на то, что в Законе о страховых взносах отсутствует положение, аналогичное тому, которое позволяло уменьшать налоговую базу по ЕСН на выплаты и вознаграждения, не учитываемые при налогообложении прибыли. Факт отнесения выплат и вознаграждений к учитываемым или не учитываемым при расчете налога на прибыль не имеет значения при определении объекта обложения страховыми взносами (письма Минздравсоцразвития РФ от 01.03.2010 N 426-19, Минфина РФ от 29.04.2010 N 03-03-06/4/53).

В соответствии со ст. 9 Закона о страховых взносах подлежат обложению суммы компенсации за неиспользованный отпуск, выплаченные работникам при увольнении (ранее данные выплаты под обложение пенсионными взносами не подпадали).

- на все выплаты, не прописанные в трудовых договорах, но связанные с трудовой деятельностью работников (Письмо от 23.03.2010 N 647-19);

- на стоимость подарков, предусмотренных коллективными, трудовыми договорами и не оформленных договорами дарения (Письмо от 05.03.2010 N 473-19);

- на суммы материальной помощи, выплаченные в размерах, превышающих 4 000 руб. на человека в год (письма от 01.03.2010 N 426-19, от 17.05.2010 N 1212-19).

Не признаются объектом обложения страховыми взносами:

- выплаты в виде оплачиваемых выходных дней донорам (письма Минздравсоцразвития РФ N 426-19, N 1212-19);

- плата работнику за аренду автомобиля и компенсация за использование личного транспорта в служебных целях (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19);

- компенсация расходов на проезд работникам, обучающимся заочно (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 20.04.2010 N 939-19).

Обратите внимание: несмотря на то, что при выездной проверке ПФР может осуществляться выборочная проверка данных персонифицированного учета (не менее 7% от общего числа работающих (п. 7 Методических рекомендаций)), специалисты ПФР вправе в случае установления недостоверных сведений произвести сплошную проверку.

Неверное применение размера тарифных ставок. В соответствии с п. 7 Методических рекомендаций проверки сведений о стаже и заработке осуществляются за два завершенных календарных года, предшествующих проверке. Однако не следует забывать, что согласно п. 9 ст. 35 Закона о страховых взносах выездная проверка, проводимая контрольным органом, охватывает три календарных года, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки. Следовательно, проверки, проводимые в 2011 году, будут охватывать период с 01.01.2008 по 31.12.2010.

В 2008, 2009 годах размеры тарифных ставок не менялись и составляли в соответствии с п. 2 ст. 22 Федерального закона N 167-ФЗ (в редакции, действовавшей до 01.01.2010):

- для лиц 1966 г. р. и старше - 14% на финансирование страховой части трудовой пенсии;

- для лиц 1967 г. р. и моложе - 8% на финансирование страховой части трудовой пенсии и 6% на финансирование накопительной части трудовой пенсии.

В 2010 году тарифная ставка страховых взносов, установленная п. 1 ст. 57 Закона о страховых взносах, уплачиваемая в ПФР, составляет 20%, которые распределяются следующим образом:

- для лиц 1966 г. р. и старше - 20% на финансирование страховой части трудовой пенсии;

- для лиц 1967 г. р. и моложе - 14% на финансирование страховой части трудовой пенсии и 6% на финансирование накопительной части трудовой пенсии.

Обратите внимание: неправильное применение тарифа может привести к недоплате (переплате) соответствующих начислений, подлежащих перечислению на ту или иную часть трудовой пенсии, а это, в свою очередь, влечет наложение штрафных санкций по ст. 17 Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете. Данный вывод подтвержден арбитражной практикой (см., например, Постановление ФАС МО от 02.09.2009 N КА-А41/8240-09).

Неведение учета выплат и начисленных на них страховых взносов по каждому работнику. В соответствии с п. 2 ст. 14 Федерального закона N 167-ФЗ страхователи обязаны вести учет начисления и уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд. Аналогичные нормы сейчас предусмотрены п. 6 ст. 15, пп. 2 п. 2 ст. 28 Закона о страховых взносах. Порядок ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н (далее - Порядок N 987н).

Отметим, что для ведения такого учета в Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П рекомендована форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов.

В Письме Минздравсоцразвития РФ от 11.02.2010 N 286-19 разъяснено, что указанная форма носит рекомендательный характер и не обязательна к применению, поэтому плательщик вправе по своему усмотрению вносить в нее изменения, а также вести учет по самостоятельно разработанной форме. Заметим, что нарушением в данном случае будет являться отсутствие учета начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, а не применение неунифицированной формы.

И еще один очень важный момент. В соответствии со ст. 48 Закона о страховых взносах отказ в представлении или непредставление в орган контроля за уплатой страховых взносов документов, необходимых для осуществления контроля за уплатой страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ. Таким образом, отсутствие форм унифицированного учета будет расценено при проверке как отказ в представлении документов, при этом причина отказа значения иметь не будет.

Неподтверждение данных о трудовом стаже

Одним из условий назначения пенсии является наличие трудового стажа. Право на трудовую пенсию по старости имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет. Назначается такая пенсия при наличии не менее пяти лет страхового стажа (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 173-ФЗ)). Расчетный размер трудовой пенсии определяется для мужчин, имеющих общий трудовой стаж не менее 25 лет, и для женщин, имеющих общий трудовой стаж не менее 20 лет (п. 2 ст. 30 Федерального закона N 173-ФЗ).

При документальной проверке сведений о трудовом стаже контролер территориального органа ПФР руководствуется нормами ст. 10, 11, 30 Федерального закона N 173-ФЗ. Целью проверки является установление достоверности сведений о трудовом стаже застрахованного лица, подтверждение правильности отражения в индивидуальных сведениях периодов его фактической работы в соответствии с первичными учетными документами по учету кадров, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". К таким документам относятся, в частности, штатные расписания, приказы (распоряжения), личные карточки работников.

Кроме того, следует отметить, что согласно ст. 27, 28 Федерального закона N 173-ФЗ работник имеет право на досрочное назначение трудовой пенсии. Основанием для этого является наличие так называемого специального стажа. Он представляет собой периоды работы на определенных должностях в специфических условиях (тяжелые, вредные и др.), с которыми связано льготное обеспечение граждан трудовыми пенсиями.

В отличие от общего трудового стажа специальный стаж исчисляется в соответствии со списками профессий и должностей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 N 781 (далее - Постановление N 781), а в отдельных случаях - исходя из занятости на конкретных работах (производствах) с особыми условиями труда или в определенных местностях.

С учетом специального стажа устанавливается пенсия по старости в связи с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также пенсия за выслугу лет. В частности, в соответствии со ст. 28 Федерального закона N 173-ФЗ право на досрочную пенсию имеют мужчины и женщины, отработавшие 25 лет педагогами в учреждениях для детей, а также врачи, осуществляющие лечебную или иную деятельность по охране здоровья населения в сельской местности и поселках городского типа.

Данные персонифицированного учета считаются подтвержденными, если:

- правовой статус организации засвидетельствован учредительными документами;

- наименование организации или ее структурного подразделения, в котором протекала работа конкретного работника, соответствует наименованию организации или ее структурного подразделения, предусмотренному списками, утвержденными Постановлением N 781;

- наименование занимаемой должности соответствует наименованию должности, предусмотренному названными списками;

- данные о выполнении работы в течение полного рабочего дня засвидетельствованы табелями рабочего времени;

- данные о продолжительности работы в течение неполного рабочего дня, а также о периодах учебных, административных отпусков без сохранения заработной платы и периодов отпусков по уходу за ребенком засвидетельствованы соответствующими приказами по учреждению.

Определяющим фактором для отнесения лечебной или иной работы по охране здоровья населения к работе в городе, сельской местности, поселках городского типа (рабочих поселках) является статус населенного пункта, на территории которого находится организация (структурное подразделение). При проверке рассматривается вопрос об отнесении местности к сельской, поселку городского типа или городу с учетом административно-территориального устройства; при этом применяется Градостроительный кодекс.

Далее при проверке индивидуальных сведений о специальном стаже, дающем право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в связи с особыми условиями труда, рассматриваются первичные документы, отражающие фактически выполненную работу, условия и характер которой отвечают требованиям ст. 27 Федерального закона N 173-ФЗ.

Круг лиц, пользующихся правом на досрочное назначение трудовой пенсии, определяется в соответствии со Списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (N 1, 2), утвержденными Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10. Например, право на досрочное назначение пенсии по данному основанию имеют врачи-рентгенологи, а также врачи, постоянно занятые в рентгенооперационных и ангиографических кабинетах (код 12300000-20426) (разд. XIX "Учреждения здравоохранения" Списка N 1), отработавшие в данных условиях не менее 10 лет.

Согласно п. 5 Разъяснения "О порядке применения списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих в соответствии со статьями 12, 78 и 78.1 Закона РСФСР "О государственных пенсиях в РСФСР" право на пенсию по старости в связи с особыми условиями труда и пенсию за выслугу лет", утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 22.05.1996 N 29 (положения данного разъяснения применяются в части, не противоречащей Федеральному закону N 173-ФЗ), специалисту ПФР необходимо убедиться в том, что работник проверяемого учреждения был занят в течение полного рабочего дня на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (не менее 80% рабочего времени).

Обратите внимание: если в ходе проверки выясняется несоответствие какой-либо информации данным проверки, контролирующим органом ставится вопрос об искажении (несоответствии) информации о трудовом стаже. В этом случае все обнаруженные ошибки должны быть устранены в двухнедельный срок после уведомления территориального органа об имеющихся расхождениях между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки. Страхователь устраняет их и представляет в территориальный орган уточненные данные. Если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, территориальный орган ПФР принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам (п. 41 Порядка N 987н).

Непредставление сведений персонифицированного учета в установленные сроки

Пунктом 30 Порядка N 987н установлена периодичность представления учреждениями индивидуальных сведений в отношении каждого работающего у них застрахованного лица в территориальный орган ПФР.

Страхователи за первый отчетный период 2010 года (полугодие) представили индивидуальные сведения до 1 августа 2010 года, за второй отчетный период 2010 года (календарный год) должны будут представить сведения до 1 февраля 2011 года.

В дальнейшем индивидуальные сведения будут представляться ежеквартально, до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.

Порядок представления данных персонифицированного учета также приведен в Порядке N 987н. Действующие и вновь созданные учреждения, среднесписочная численность работников которых превышает 50 человек, передают индивидуальные сведения в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи). При этом должна быть обеспечена гарантия их достоверности и защита от несанкционированного доступа и искажений. В таком случае юридическая сила представленных документов подтверждается электронно-цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

С 01.01.2011 индивидуальные сведения о 50 работающих в учреждении застрахованных лицах и более за предшествующий отчетный период должны представляться им в электронной форме (п. 58 Порядка N 987н).

Законодательством предусмотрена ответственность за непредставление в установленные сроки сведений индивидуального учета:

- статья 17 Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете:

за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке;

- часть 3 ст. 27 Федерального закона N 167-ФЗ: неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с данным законом это лицо должно было сообщить в орган ПФР, влечет взыскание штрафа в размере 1 000 руб. Те же деяния, совершенные повторно в течение календарного года, влекут взыскание штрафа в размере 5 000 руб.

Какая из двух санкций будет применена к провинившемуся учреждению в данном случае? Как указал ФАС ЗСО в Постановлении от 12.02.2010 N А45-17329/2009, несвоевременное представление страхователем сведений о застрахованных лицах является правонарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 17. Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете. При этом норма вышеприведенной статьи является специальной по отношению к норме ст. 27 Федерального закона N 167-ФЗ. При конкуренции общей и специальной норм применению подлежит специальная норма, так как указанный нормативно-правовой акт регулирует отношения в отдельной области обязательного пенсионного страхования. Аналогичное решение было вынесено в Постановлении ФАС МО от 25.08.2010 N КА-А40/9133-10. Заметим, что ранее объяснение этому решению было дано в Постановлении КС РФ от 29.06.2004 N 13-П: в отношении федеральных законов как актов одинаковой юридической силы применяется правило "lexposterior derogatpriori" ("последующий закон отменяет предыдущие"), означающее, что даже если в последующем законе отсутствует специальное предписание об отмене ранее принятых законоположений, в случае коллизии между ними действует последующий закон; вместе с тем независимо от времени принятия приоритетными признаются нормы того закона, который специально предназначен для регулирования соответствующих отношений.

То есть специальный Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете имеет в данном случае большую силу, чем Закон о пенсионном страховании (Федеральный закон N 167-ФЗ).

Когда финансовая санкция не применяется? Как указано в Письме ПФР от 14.12.2004 N КА-09-25/13379, если страхователь самостоятельно выявил ошибку и представил достоверные сведения по персонифицированному учету или в двухнедельный срок исправил обнаруженные территориальным органом ПФР ошибки, то к нему не применяются финансовые санкции, предусмотренные ч. 3 ст. 17 Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете.

По мнению специалистов ПФР, такой правоприменительный подход позволяет стимулировать заинтересованность страхователей к самостоятельному и своевременному устранению допущенных ошибок, к более оперативной обработке сведений индивидуального (персонифицированного) учета органами ПФР, снизить напряженность во взаимоотношениях страхователей и органов ПФР, а также служит дополнительной аргументацией при защите интересов ПФР.

Следует отметить, что судьи придерживаются аналогичного мнения (см., например, постановления ФАС ПО от 09.03.2010 N А65-23945/2009, от 11.03.2010 N А65-23142/2009, от 12.10.2009 N А65-9975/2009, ФАС ДВО от 16.02.2009 N Ф03-6303/2008).

Что может смягчить наказание за несвоевременное представление сведений индивидуального учета? Рассмотрение вопроса об ответственности за непредставление сведений о застрахованных лицах было бы неполным без упоминания об обстоятельствах, смягчающих данную ответственность. Этот аспект является весьма актуальным, поскольку в некоторых случаях размер штрафа может быть существенно снижен.

Говоря о смягчающих обстоятельствах для указанного вида правонарушений, следует отметить, что в соответствующие нормы законодательства внесены изменения.

До 01.01.2010 ч. 3 ст. 2 Федерального закона N 167-ФЗ была представлена в следующей редакции: правоотношения, связанные с уплатой обязательных платежей на обязательное пенсионное страхование, в том числе в части осуществления контроля за их уплатой, регулируются законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом.

Поскольку Федеральным законом N 167-ФЗ не предусмотрена возможность уменьшения финансовых санкций, применяемых к организациям, при наличии смягчающих обстоятельств, необходимо было обращаться к положениям налогового законодательства РФ.

В соответствии с п. 4 ст. 112 НК РФ обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность за совершение налогового правонарушения, устанавливаются судом и учитываются при применении налоговых санкций (см., например, постановления ФАС СКО от 22.06.2010 N А32-17871/2009-3/166, от 27.02.2010 N А32-17193/2009-58/214).

С 01.01.2010 ч. 3 ст. 2 Федерального закона N 167-ФЗ изложена в новой редакции: правоотношения, связанные с уплатой обязательных платежей на обязательное пенсионное страхование, в том числе в части осуществления контроля за их уплатой, регулируются Федеральным законом "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом.

Следовательно, сейчас для определения наличия смягчающих обстоятельств нужно обращаться к нормам Закона о страховых взносах. Так, названным законом предусмотрены обстоятельства, исключающие вину лица в совершении правонарушения (ст. 43), и обстоятельства, смягчающие и отягчающие ответственность за совершение правонарушения (ст. 44).

В соответствии с Законом о страховых взносах к обстоятельствам, смягчающим ответственность за совершение правонарушения, относятся:

- совершение правонарушения вследствие стечения тяжелых личных или семейных обстоятельств;

- совершение правонарушения под влиянием угрозы или принуждения либо в силу материальной, служебной или иной зависимости;

- тяжелое материальное положение физического лица, привлекаемого к ответственности за совершение правонарушения;

- иные обстоятельства, которые судом или органом контроля за уплатой страховых взносов, рассматривающим дело, могут быть признаны смягчающими ответственность.

Отягчающим ответственность за совершение правонарушения обстоятельством признается совершение правонарушения лицом, ранее привлекавшимся к ответственности за аналогичное правонарушение.

Обращаем ваше внимание, что обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность за совершение правонарушения, устанавливаются судом или органом контроля за уплатой страховых взносов, рассматривающим дело, и учитываются при привлечении к указанной ответственности.