Этика деловых документов

Необходимо помнить об особенностях языка документа­ции, носящих этикетный характер.

1. Обязательное использование прописной буквы в лич­ном и притяжательном местоимении в качестве вежливого об­ращения к одному лицу: В соответствии с Вашим приказом.., Прошу Вашего разрешения....

2. Способ изложения: в документах, составленных от име­ни организации, ее филиала или структурного подразделения, используется форма третьего лица: Министерство считает возможным.... Употребление формы первого лица указывает на автора как представителя организации: Напоминаем, что....

3. Желательно употребление восклицательного знака только при обращении к адресату: уважаемый Юрий Петрович!

4. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок, а указание только на имя и отчество - личный характер.

5. Ранее употреблявшееся обращение товарищ вытесняет­ся словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

6. Употребление вводных слов и словосочетаний являет­ся вежливым. Особенно важно помнить об этой «палочке-выру­чалочке», когда в документе содержится порицание или отказ

от сотрудничества, которые не должны в дальнейшем ослож­нить отношения с коллегой или потенциальным партнером. Сравните два варианта: «Фирма не может принять Ваше предло­жение...» и «К сожалению, фирма не может принять Ваше предло­жение». Согласитесь, что второй вариант значительно снижает напряженность текста. Следует учитывать, что служебные до­кументы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не до­пускают иронизирования, проявления грубости, использования вы­чурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости.

Вопросы этики отношений между партнерами в деловой переписке проявляются в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых к обеим сторонам.

Так, составителям деловых писем не рекомендуется:

• использовать слова «срочно», «незамедлительно», «в воз­можно более короткие сроки». Более приемлемыми яв­ляются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

• навязывать адресату желаемый ответ, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру» - вместо этого: «Прошу из­учить и решить вопрос», «Прошу рассмотреть эту канди­датуру»;

• намекать получателю письма на его мнимую невниматель­ность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;

• начинать послание с констатации отказа. Вначале следу­ет изложить мотивацию принятого решения и подчер­кнуть, что при определенных обстоятельствах к рассмо­трению вопроса можно вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обя­зательным требованием, с точки зрения этических норм, яв­ляется оперативный и четкий ответ адресанту. Задержка или отсутствие ответа может расцениваться как нежелание сотруд­ничать или пренебрежение отношениями.

Безусловным нарушением этических норм деловой пере­писки яв^гяется размещение ответной информации на самом письме-загIpoce, письме-iірещ южен ии.

8.6.