ЛЕКЦИЯ V Особенности письменной деловой речи

Деловая письменная речь - одна из форм делового обще­ния, языковое средство фиксации (документирования) управ­ленческой, деловой, служебной информации. Итог документи­рования - создание документа.

Документ - материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в це­лях хранения и общественного использования

Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер со­держания писем, их язык и стиль

Способ изложения в деловых письмах называется фор­мально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.

Важным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой пере­писке этика отношений проявляется в необходимости соблюде­ния ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

Стандартизация и унификация - одни из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.

Сведение документального потока к единым формам и стандартам предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обес­печение сопоставимости информации во взаимосвязанных до­кументах и применения трафаретных текстов.

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации служебных документов сводиться к сокращению видов документов, приведению к еди­нообразию их форм, структуры, языковых конструкций.

К стандартным аспектам делового письма относиться уни­фикация сокращений. Как правило, сокращаются словосочета­ния, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Все сокращения должны быть общепринятыми и понятными.

Стандартизация деловых бумаг заключается в установле­нии в государственном масштабе оптимальных правил и требо­ваний по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и много­кратного применения в делопроизводстве.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

- информирование адресата;

- привлечения внимания к проблеме;

- побуждение к действию (решению проблемы в каком- либо деле, совершению каких-либо действий);

- придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совер­шаемых финансовых операций и т.д.)

- инициирование и поддержание деловых отношений;

- решение конфликтных ситуаций (выражение согласия, претензий).

Причем, каждая целевая установка в документах опреде­ленного типа реализуется с помощью устойчивых языковых мо­делей, соответствующих данному типу документа.

Наименее трудоемким способом составления официально­го письма является использование типовых текстов и текстов- трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяю­щейся информации.

Типовой текст - это текст-стереотип, используемый в ка­честве примера или основы для создания документа.

Трафаретизация - способ фиксации информации виде тек­ста с пробелами, предназначенными для заполнения их пере­менной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отде­лов кадров, командировочных удостоверений, в также в пись­мах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов.

Требования к содержанию официальных документов опре­деляются тремя основными принципами: 1) лаконизм докумен­та; 2) достоверность информационного сообщения, его убеди­тельность; 3) ясность и точность документа.

Деловые бумаги должны соответствовать традициям офи­циально-делового стиля литературного языка, основным при­знаком которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств.

Композиция или структура текста документа - это по­следовательность расположения его составных частей - аспек­тов. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначно­стью и состоит из двух частей: первая часть содержит информа­цию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предпола­гаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Структура текста доку­мента должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу не­сколько вопросов.

Связь между предложениями может осуществляться с по­мощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложе­ния. Например:

1. Повторение одинаковых или однокоренных слов - лек­сический повтор:

СМУ согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов на сумму... В первую очередь мы приступаем к строительству жилого корпуса.. Строительство этого объ­екта намечено закончить до..

2. Использование в последующем предложении местоиме­ния, часто с существительным предыдущего предложения - ме­стоименный повтор: ... просим выслать отчет о... Этот от­чет будет предоставлен в ....

3. Повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим напол­нением - грамматический (синтаксический) повтор:

Если оборудование вышло из строя и не обеспечивает должной производительности или качества выполняемой рабо­ты, то... Если в оборудовании допущена замена деталей, то ...

Соединение предложений осуществляется также с помо­щью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. На­пример: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, поскольку, согласно, следовательно и т.д.

Оформление реквизитов документов. При составлении до­кумента особое значение имеют реквизиты.

Реквизиты - это обязательные информационные элементы документов, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе, установленные законом или распорядительными положениями.

Требования к содержанию и оформлению реквизитов до­кументов определяет ГОСТ Р 6.30-2003.

Основные реквизиты и правила их оформления:

Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий) Изображение помещается на верхнем поле управленческих документов.

Эмблема. Эмблема организации - условное (символиче­ское) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке, располагается слева от наименования органи­зации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наимено­ванием организации-отправителя может указываться еще и вы­шестоящая инстанция (наименование министерства или ведом­ства; в коммерческих организациях - наименование промыш­ленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводиться на бланке под наименованием на русском языке.

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: поч­товый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, элек­тронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать поч­товым правилам Министерства связи России.

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения.

Регистрационный номер документа, индекс письма, явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где 09 -индекс структурного подразделения; 12 - но­мер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­кумента. Обязательно дается в ответном письме и имеет сле­дующую форму записи: на № 02-05/71 от 27.05.2005.

Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то назва­ние организации ставиться в именительном, а название должно­сти и фамилия адресата - в дательном. Если документ адресует­ся лицу с указанием статуса, то наименование организации вхо­дит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается.

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Установлен следующий порядок:

Наименование адресата (наименование организации для юри­дического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры; название области, края, автономного округа (области), рес­

публики;

страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адресата от­правителя на конверте.

При адресовании документа официальному лицу сначала указывается должность, инициалы и фамилия получателя, затем адрес организации, например:

Директору фирмы «Аверс»

Г-же С.Г. Ивановской

Ул. Мира, д.10

Самара, 443081

Заголовок к тексту.

Текст. Это содержание письма, которое может оформлять­ся в виде таблицы, анкеты или свободного изложения сути во­проса. Текст официального письма может включать приветст­венное обращение и заключительную форму вежливости, яв­ляющиеся этикетными элементами письменного официально­делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в доку­менте делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят наимено­вание должности лица, подписавшего документ, личная под­пись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название уч­реждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е.Г. Лисов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.М.Логинов А.П. Мироненко

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем уг­лу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполните­ля документа и номер его телефона, например: Васильева Ирина Петровна 222-45-78

Отметка об исполнении документа и направлении его в де­ло. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организа­цию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней час­ти лицевой стороны первого листа документа или на его оборо­те. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимо­сти - часы и минуты.

Типы документов

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пере­писка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. Документацию такого типа на­зывают служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и част­ными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отноше­нии друг к другу. Документы, которыми обмениваются органи­зации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, фи­нансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документы могут быть открытого, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические.

По функциональному признаку различают письма, тре­бующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо­предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопрово­дительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикет­ки, прикладываемой к отправленным документам.

По структурным признакам деловые письма делят на регла­ментированные (стандартные) и нерегламентированные (нестан­дартные). Составление регламентированных писем осуществля­ется по определенному образцу. Это предполагает не только со­ответствие письма стандартным аспектам содержания, но и ис­пользование стандартных языковых и синтаксических конструк­ций. Жесткие требования предъявляются также к формату бума­ги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо отражает какую- либо производственную ситуацию, поэтому требования к нерег­ламентируемому письму менее жестки.

Основные виды распорядительных документов:

- постановление - правовой акт, принимаемый высшими органами в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ных задач и установления норм и правил;

- решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности;

- приказ - распоряжение руководителя, основной распоря­дительный служебный документ повседневного управления, со­держащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными;

- распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов;

- указание - правовой акт, издаваемый единолично руково­дителем организации или его заместителями по вопросам ин- формационного-методического характера.

Основные виды коммерческой корреспонденции:

- коммерческий запрос - обращение организации (лица), желающей заключить сделку с просьбой дать подробную ин­формацию о товаре;

- ответ на запрос формулируется в зависимости от кон­кретной ситуации, т. е. от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелание покупателя;

- письмо-предложение (оферта) - заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий;

- письмо-претензия (рекламация) - коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требования возмещения убытков;

- ответ на рекламацию;

- информационно-рекламные письма.

Основные виды справочно-информационной документации:

- акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

- справка - документ, содержащий запрошенную информа­цию или подтверждение тех или иных фактов или событий;

- служебная записка - документ, адресованный руково­дству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

- заявление - внутренний служебный документ, предназна­ченный для доведения до сведения должностного лица инфор­мации узкой направленности. Различают несколько основных видов заялений: заяление-просьба (ходатайство); заявление- жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка). Заяв­ления пишутся на имя того лица, в компетенции которого нахо­дится поднимаемый вопрос. При составлении необходимо учи­тывать особенности его реквизитов. Например:

Заведующему кафедрой русского языка Рязаповой Л.З. студентки группы № 1125 Смирновой А.Н. механического факультета

Объяснительная записка

Я отсутствовала на занятиях по русскому языку и культуре речи с 14.03.03 по 18.04.03 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Новгород.

Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Новгорода прилагаю.

подпись

15 апреля 2005 г.

Ректору КГТУ проф. Дьяконову С.Г. Васильева А.В., проживающего по адресу:

420000, г.Казань,

ул. Правды,

д.3, кв.56

Заявление

Прошу принять меня на работу с 05.12.2002 на должность инспектора отдела кадров.

подпись

2 декабря 2002 г.

Доверенность

Я, Гошин Павел Михайлович, студент механического фа­культета Технического института, доверяю Ивановой Анне Сер­геевне, проживающей по адресу: г.Санкт-Петербург, ул.Озерная, д.6, кв.9, паспорт: серия 4009 № 123654, выдан 34-м отделением милиции г.Санкт-Петербурга 10 марта 2000 г., получить мою стипендию за июнь 2000 г. В сумме 150 (сто пятьдесят) рублей.

Подпись

25.05.2000 г.

Подпись П. М. Гошина удостоверяю,

Декан механического факультета

Г. Г. Сонин

26.05.2000 г.

Печать

Расписка

Я, Чернова Светлана Игоревна, начальник технического отдела ЗАО «ЛОТ», получила со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор марки «Филипс» для использования в отделе в тече­ние месяца.

подпись

1 ноября 2000 г.

Язык и стиль документов

Особенность языка и стиля официальных бумаг - исполь­зование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Эти формулы были выработаны многолетней практикой деловой пе­реписки.

Так, стандартные деловые письма могут начинаться с язы­ковых формул, выражающих мотивы создания документов (В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направ­ляем...; В соответствии с письмом заказчика...), причины соз­дания документов ( ВвиДу заДержки получения груза.; По при­чине задержки оплаты.), цель создания документов ( В целях обмена оптом направляем в Ваш аДрес., Во исполнение поста­новления собрания акционеров.).

В деловых посланиях используют также модели, выра­жающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмот­реть возможность.; Прошу изыскать Для нужД организа­ции.; Обращаемся к Вам с просьбой.; предложение: По Ва­шей просьбе преДоставляем Вам., В ответ на Ваш запрос преДлагаем Вам.; отказ от предложения: Мы не можем преД­ставить интересующую Вас информацию, так как.; К сожа­лению удовлетворить Вашу просьбу не представляется воз­можным, поскольку.; распоряжения, приказ Назначить на должность начальника отдела.; Обязать руководителей всех подразделений..; сообщение, уведомление: Сообщаем,что.; Довожу до Вашего сведения.; обещания, гарантии: Гарантиру­ем, что.; Выявленные недостатки будут устранены в крат­чайшие сроки.

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившие­ся за официально-деловым стилем.

Например: наименее сложный.; наиболее важный.; наи­лучший результат.; руководство считает возможным., ор­ганизация не возражает.; обеспечить выполнение.

Основные требования к языковому оформлению документов:

- соблюдение лексических, грамматических, стилистиче­ских норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения.

Речевой этикет в документе. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное от­ношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дис­танции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; уме­ние признать свои ошибки; умение использовать в споре аргу­менты, а не авторитеты.